1C: ERP Enterprise Management 2. Budgeting, Version 2.4
Программа «1С:ERP Управление предприятием 2» - флагманский продукт 1С, который эффективно решает задачи бюджетного планирования предприятия. Система позволяет автоматизировать этот процесс, сделать бюджетное планирование и контроль его исполнения удобными и прозрачными. Система имеет множество настроек, благодаря которым процесс разработки бюджета становится гибким и не требует участия программиста.
Для тех, кто хочет научиться вести бюджетирование в «1С:ERP Управление предприятием 2», мы предлагаем уникальный авторский курс, разработанный в центре.
Цель обучения - формирование практических навыков работы в программе. На протяжении курса решается сквозная задача - составление бюджета компании . Пройдя обучение, вы будете уметь организовывать процесс бюджетирования в системе: создавать и настраивать структуру бюджетов, вводить данные бюджета и получать имеющиеся сведения из различных подсистем, пользоваться системой отчетов и многое другое.
Аудитория курса:
- финансовые директора, топ-менеджеры компаний, заинтересованные во внедрении бюджетного процесса;
- сотрудники финансовых и планово-экономических служб;
- участники проектов внедрения «1С:ERP Управление предприятием 2»;
- любые пользователи, которые хотят расширить свои знания возможностей программы «1С:ERP Управление предприятием 2».
Курс является одним из этапов подготовки к сертифицированному экзамену «1С:Профессионал: 1С: ERP Управление предприятием 2» . После окончания учебы вы получите удостоверение (свидетельство) центра «Специалист».
В методологии реализации бюджетирования на предприятии из общего перечня обычно используемых бюджетов всегда выделены три основных мастер-бюджета: Бюджет движения денежных средств (в англоязычной транскрипции CF – cash flow), Бюджет доходов и расходов (P&L – Profit and Loss Statement) и Прогнозный баланс (BS – Balance Sheet), который еще часто называют Бюджетом по балансовому листу (ББЛ).
В этой статье мы поговорим о том, как сформировать прогнозный баланс в 1С:ERP на платформе 8.3 (далее: 1С ERP).
Особенностью 1С ERP, по сравнению с множеством других продуктов на платформе 1С 8.3, является возможность ведения управленческого учета, включая оперативный учет, тогда как многие другие системы автоматизации бюджетирования на платформе 1С 8.3 выступают как специализированные финансовые системы, консолидирующие данные об оперативной деятельности из внешних источников.
Хотя возможность ведения бюджетирования в 1С ERP заложена в архитектурной модели решения, использование этой функции не является обязательным. Вполне допустимо внедрить 1С ERP никак не затрагивая механизмы бюджетирования прикладного решения и начать использовать возможности финансового планирования хозяйственной деятельности предприятия в системе через некоторое время после успешного перехода на 1С ERP.
Прогнозный баланс предназначен для планирования остатков по статьям активов и пассивов (денежные средства и остатки ТМЦ, внеоборотные активы, дебиторская и кредиторская задолженность и т.д.) и позволяет оценить прогнозируемую стоимости имущества (активов) и источников их возникновения (пассивов).
Общая методика формирования мастер-бюджетов (это касается не только 1С EPR), к которым относится и прогнозный баланс, заключается в том, что эти бюджеты являются агрегирующими и по возможности должны формироваться полностью автоматически на основании оперативных бюджетов (например, бюджетов продаж, закупок) и дополнительных бюджетов (например, бюджетов проектов).
Рисунок 1. Принцип формирования прогнозного баланса в 1С ERP
Общие принципы организации бюджетирования в 1С ERP
Прежде чем приступить к описанию процедуры построения прогнозного баланса надо сказать пару слов о том, как устроено бюджетирование в 1С ERP.
Ключевыми объектами системы, на основе которых строится бюджетирование в прикладном решении, являются модель бюджетирования, сценарий, виды бюджетов (бюджетные формы), статьи (обороты) и показатели (остатки) бюджетов.
Плановые показатели вводятся в разрезе статей через документы «Экземпляр бюджета», причем сами документы могут быть заполнены как вручную (загружены из файлов Excel), так и заполнены автоматом на основании других бюджетов.
Что касается планирования в разрезе показателей бюджета (а прогнозный баланс в силу своей специфики строится на базе показателей, а не статей), то хорошим тоном является такая настройка отражения оборотов по статьям на показателях, при которой значения показателей являются полностью рассчитываемыми на основании ранее внесенных оборотов по статьям бюджета, а не требуют ручного заполнения. Пример такой настройки мы покажем чуть ниже.
Модель бюджетирования в 1С ERP
Вся система бюджетов и сам бюджетный процесс строятся в рамках определенной Модели бюджетирования.
На уровне модели задаются основные параметры использования бюджетных аналитик, организаций и подразделений, определяется порядок действий по формированию бюджетов (правила бюджетного процесса). В дальнейшем все бюджетные отчеты, формы, правила, позволяющие прогнозировать финансовые результаты деятельности, задаются в разрезе ранее созданной модели бюджетирования.
Возможность бюджетного контроля порядка расходования денежных средств также определяется в бюджетной модели: на закладке «Лимиты расходы ДС» можно определить виды бюджетов, по которым будет осуществляться контроль.
Статьи и показатели бюджетов в 1С ERP
В системе 1С ERP различают понятия статей и показателей бюджетов, это два разных справочника.
Как для статей бюджетов, так и для показателей, можно задавать до шести аналитик (не считая разреза Организации и Подразделения, использование которых определяется в модели бюджетирования).
Статьи бюджетов содержат обороты бюджета и оказывают влияние как на другие статьи бюджетов, так и на остаточные показатели. При этом обороты одной статьи могут одновременно изменять значения оборотов несколько других статей или остаточных показателей бюджетов.
Статьи бюджета не привязаны к определенному бюджету и могут использоваться не только в разных бюджетных формах (отчетах), но и в разрезе разных моделей бюджетирования.
Рисунок 2. Связь статей и показателей бюджета
Если статьи бюджета содержат обороты за период, то показатели бюджетов содержат остатки по бюджетной модели на начало периода, а остатки на конец формируются как остатки на начало + обороты по связанным статьям бюджета.
Построение прогнозного баланса
Как и писалось выше, прогнозный баланс – это обычный бюджетный отчет, чья специфика заключается только в том, что он в отличие от остальных мастер-бюджетов полностью строится на базе показателей бюджета и содержит остатки на конец периода в разрезе Активов и Пассивов. Здесь активами и пассивами выступают ранее созданные элементы справочника «Показатели бюджета», для которых корректно настроено отражение оборотов статей бюджета.
Таким образом, первым делом для настройки прогнозного баланса в 1С ERP требуется последовательно выполнить следующие действия:
- Создать статьи бюджета, в разрезе которых будут отражаться абсолютно все операции организации, влияющие на состояние активов и пассивов;
- Создать показатели бюджета, из которых и будет состоять прогнозный баланс;
- Добавить модель бюджетирования и сценарий, в разрезе которого будет осуществляться планирование;
- Настроить связь между статьями бюджета и показателями;
- Ввести плановые данные по статьям бюджета и построить прогнозный баланс.
Пример расчета прогнозного баланса в 1С ERP
Создадим очень простой прогнозный баланс на примере организации, занимающейся оказанием услуг юридическим лицам. Для упрощения задачи представим, что 1С ERP уже установлен в нашей компании, а все базовые настройки выполнены. От нас требуется только настроить бюджетирование в этой системе.
Начнем с создания структуры статей и показателей. Как мы и писали выше, несмотря на то, что для прогнозного баланса нам понадобятся только показатели, статьи необходимы, чтобы автоматически формировать значения этих показателей:
- Создадим в справочнике статей бюджета новые статьи, укрупненно отражающие все хозяйственные операции нашей организации. В нашем случае компания занимается оказанием услуг, а значит нам понадобится статья для отражения этих операций, которую мы так и назовем: «Оказание услуг».
- Оплата от клиентов может происходить с опозданием (или наоборот – мы можем взимать предоплату), поэтому создадим еще одну статью: «Оплата от покупателей».
- Допустим, все наши расходы делятся на две группы: выплата заработной платы собственным сотрудникам (которые и оказывают услуги) и прочие расходы (общехозяйственные, коммерческие), как, например, аренда, реклама, оплата телефонии и т.д. Для этих целей создадим три статьи: «Начисление заработной платы», «Выплата заработной платы» и «Прочие расходы». В принципе для нашего очень простого примера, призванного продемонстрировать основы настройки бюджетирования в 1С ERP, такого перечня хозяйственных операций вполне достаточно.
- Создадим показатели бюджета. В нашем примере в качестве актива будет выступать остаток денежных средств на счете и дебиторская задолженность покупателей. Сразу создадим две статьи: «Денежные средства на счетах» и «Дебиторская задолженность».
- В качестве пассива, создадим показатель «Заработная плата», где будут фиксироваться начисленная, но еще не выплаченная заработная плата и показатель для отражения нашей прибыли: показатель «Прибыль (убыток)».
Следующий шаг один из самых важных: нам надо настроить связь между статьями и показателями бюджета. Как мы и писали выше, для целей построения корректного прогнозного баланса, важно правильно настроить правила отражения оборотов (статей) на остатках (показателях) бюджетной модели.
Откроем ранее созданную статью, например, «Прочие расходы». В статье бюджета на закладке «Зависимые показатели» указываются показатели бюджета, на которых отражается оборот по статье и направление движения: приход или расход.
Рисунок 3. Создание новой статьи бюджета в 1С ERP
В целях упрощения мы не разделили момент начисления и выплаты поставщикам услуг, считаем, что эта операция происходит в пределах одного месяца. Поэтому мы можем сразу указать, что операция влияет на актив «Денежные средства на счетах» с видом «Расход», и на показатель пассива «Прибыли (убыток)» с видом «Приход». Здесь важно помнить, что вид влияние «Приход» для пассивов говорит о том, что значение пассива уменьшается.
Для анализа корректности настройки отражения оборотов по статьям на остаточных показателях бюджета в системе предусмотрен отчет «Связи статей и показателей бюджетов», в котором можно проверить соблюдение «принципов двойной» записи при настройке связей между статьями и показателями бюджетов.
Рисунок 4. Отчет для сверки связи статей и показателей бюджета
Обратите внимание, как на картинке выше настроена связь показателей и статей бюджета: каждая статья оказывает влияние на два показателя – на один с типом приход, на второй с типом расход.
Таким образом, при помощи статей в 1С ERP реализован принцип «двойной записи», при котором движения по статье бюджета увеличивают и уменьшают значения остаточных показателей бюджета. Если проводить аналогии с планом счетов, на котором реализуются механизмы бюджетирования в некоторых программных продуктах, статьи бюджета здесь соответствует понятию «корреспондирующий оборот» для показателей бюджета, а вид движения «Приход» или «Расход» приводит к увеличению или уменьшению показателя в зависимости от его вида, по аналогии с активными или пассивными счетами плана счетов.
Теперь можно настроить модель бюджетирования.
В справочнике моделей создадим новую модель бюджета и назовем ее «WA модель». Поскольку в нашем примере у нас одна организация и нет необходимости вести бюджетирование в разрезе подразделений, оставим эти настройки пустыми.
Рисунок 5. Создание новой модели бюджетирования в 1C ERP
Статус обязательно должен быть «Действует», иначе модель будет недоступна для выбора в документах.
Теперь на закладке «Виды бюджетов» мы можем создать, наконец, наши бюджеты. Остановимся на минимально возможном для нашего примера наборе бюджетов: создадим бюджет продаж, бюджет расходов (в него у нас войдет заработная плата и прочие расходы) и настроим бюджет «Прогнозный баланс».
Начнем с бюджета продаж.
На основной закладке зададим название и уточним модель. Обратите внимание, что галочка «Использовать для ввода плана» установлена, это позволит нам ввести данные в бюджет используя документ «Экземпляр бюджета».
Рисунок 6. Создание нового бюджета продаж
На закладке «Структура бюджета» создадим максимально простую структуру для ввода данных, состоящую из 2 статей: «Оказание услуг» и «Оплата от покупателей».
Рисунок 7. Настройки нового бюджета продаж
В колонке выведем месяц. Сохраним бюджетную форму и сразу введем на ее основании документ «Экземпляр бюджета».
В документе «Экземпляр бюджета» на закладке «Основное» все основные реквизиты будут заполнены по умолчанию. Единственный незаполненный реквизит, который надо будет сейчас создать и заполнить – сценарий по которому будет выполняться планирование. В нашем примере нам не требуется задавать никакой вариативности при планировании, поэтому создадим сценарий «Реалистичный сценарий» и выберем его в документе.
Также убедимся, что поскольку мы осуществляем планирование на год, период планирования в документе указан с первого числа года по 31 декабря.
Рисунок 8. Создание экземпляра бюджета
На закладке «Бюджет» заполним данные в разрезе месяцев по бюджету.
Предположим, мы ежемесячно оказываем услуг на сумму 1 500 000 рублей, причем наши клиенты оплачивают 50% от стоимости сразу по факту оказания услуги и еще 50% на следующий месяц. В этом случае обороты по статье «Оказание услуг» мы заполняем, начиная с января месяца по 1 500 000 рублей в месяц, а оплата в январе будет составлять 750 000 рублей.
Рисунок 9. Заполнение экземпляра бюджета продаж
После проведения документа, данные будут отражены в бюджетировании.
По аналогии создадим бюджет, включающий все наши затраты и расходы. Создадим новый вид бюджета «Бюджет расходов» с 3 статьями: «Начисление заработной платы», «Выплата заработной платы» и «Прочие расходы» и в документе «Экземпляр бюджета» спланируем обороты по этим статьям в течение года в разрезе месяцев.
Рисунок 10. Заполнение экземпляра бюджета расходов
Как видно на картинке выше, расходы на заработную плату составляют 700 000 рублей в месяц, а прочие расходы – 300 000 рублей в месяц.
Теперь у нас есть достаточно информации, чтобы построить прогнозный баланс.
Создадим вид бюджета, который так и назовем «Прогнозный баланс». Единственное отличие от ранее созданных: мы не будем устанавливать галку «Использовать для ввода плана» на закладке «Основное», поскольку мы планируем, что баланс, как и положено любому мастер-бюджету, будет собираться автоматически на основании данных оперативных бюджетов.
На закладке «Структура бюджета» создадим внешний вид баланса, используя ранее созданные показатели и возможности оформления: объединения показателей в группы (для наглядного разделения активов и пассивов) и возможности вывода итогов по группе.
Рисунок 11. Настройка структуры прогнозного баланса
Теперь нажмем на кнопку «Посмотреть вид отчета» и посмотрим результат планирования.
Рисунок 12. Прогнозный баланс в 1С ERP
Все хорошо, у нас сформирован прогнозный баланс, показатели сгруппированы по активам и пассивам, баланс «закрыт» и данные в балансе корректные. То есть с минимальными усилиями мы буквально за несколько минут смогли «с нуля» настроить в системе 1С ERP прогнозный баланс, используя данные оперативных балансов.
Итоги
В системе 1С ERP реализованы исчерпывающие функциональные возможности для целей финансового управления предприятием, в том числе мощная подсистема для целей автоматизации бюджетирования. Одним из основных достоинств этой систем является возможность быстрого старта бюджетирования в системе сразу после внедрения, на основании данных оперативного контура учета.
В настоящей статье мы создадим плановый бюджет доходов и расходов производства и сравним плановые данные и фактические. В связи с этим будут рассмотрены следующие вопросы:
1. Первоначальные настройки системы
2. Создание модели бюджетирования
3. Создание статей бюджета
4. Настройка правил получения фактических данных для статьи бюджета
5. Сценарии
6. Создание вида бюджета
7. Создание документа «Экземпляр бюджета»
8. Формирование отчета по сравнению плановых и фактических данных.
1. Первоначальные настройки системы в программе 1С:ERP Управление предприятием
Для того чтобы открылась возможность использования блока «Бюджетирование», необходимо в разделе «Администрирование» пройти по ссылке «Бюджетирование и международный учет».
В открывшемся окне установить активными соответствующие признаки:
В результате на панели разделов открывается раздел «Бюджетирование», в котором и будут выполняться все дальнейшие действия.
Необходимые настройки выполнены.
2. Создание модели бюджетирования в программе 1С:ERP Управление предприятием
В открывшемся справочнике создаем новый элемент и заполняем «Модель бюджетирования»
В модели указываются основные правила для бюджетирования. Моделей можно создавать столько, сколько нужно. В нашем случае мы указали, что бюджет будет создаваться по организации и по подразделению, и выполнили некоторые другие общие настройки.
3. Создание статей бюджета в программе 1С:ERP Управление предприятием
Поскольку мы создаем бюджет доходов и расходов производства, то создадим несколько статей бюджетов: Доходы, Расходы на зарплату, расходы на сырье, финансовый результат.
В открывшемся справочнике создадим статью бюджета «Сырье»
Можно указать до 6 аналитик для любой статьи бюджета. В нашем случае аналитика для сырья - номенклатура. Также устанавливаем, что для данной статьи ведется учет по количеству и по сумме. Остальные статьи бюджетов заполняются аналогично. Далее для этой же статьи настроим правила получения фактических данных.
4. Настройка правил получения фактических данных для статьи бюджета в программе 1С:ERP Управление предприятием
В открывшемся списке по кнопке «Создать» создаем правило.
Мы указали, что фактические данные формируются по данным оперативного учета в сумме регламентированного учета по факту передачи в производство. В табличной части можно указать более детальную информацию, например, создать различные правила для каждой номенклатуры.
Вот и все правило настроено, очень просто.
5. Сценарии в программе 1С:ERP Управление предприятием
Чтобы в будущем нам создать бюджет, необходимо создание сценария.
6. Создание вида бюджета в программе 1С:ERP Управление предприятием
Создание вида бюджета – это один из самых важных шагов на пути по созданию самого бюджета. В виде бюджета настраивается структура бюджета и статьи бюджета, которые должны быть отражены в бюджете. Таким образом, это дает нам возможность свободного построения отчета по бюджету. Результат будет выглядеть так, как мы настроим его в виде бюджета. В нашем случае, нам нужно в бюджете показать планируемые доходы, расходы на зарплату и сырье и финансовый результат. Также в виде бюджета указывается способ планирования – период времени, на который будет создаваться бюджет. Следует обратить внимание, что Вид бюджета привязывается к определенной модели бюджетирования либо Группе моделей.
Рассмотрим пошагово создание такой структуры в виде бюджета.
6.1 Поскольку предполагается, что информация в бюджете будет представлена в виде таблицы:
Необходимо указать в структуре, что нужна таблица:
Встаем на слово «Таблица» и перетаскиваем мышкой на поле «Структура бюджета». В результате откроется окно:
нажимаем «Создать таблицу» и
Аналогично перетаскиваем мышкой на слово «Колонки». Откроется окно:
в результате:
Теперь создадим данные для строк таблицы. В строках должно содержаться наименование аналитик: доходы, ткань, нитки, зарплата, финансовый результат. Аналитики в свою очередь, должны быть объединены в группы, например, ткань и нитки, должны находиться в группе «Сырье». Мы помним, что сырье – это статья бюджета, которую мы создали, и в ней указали, что аналитикой является номенклатура. Рассмотрим создание вида бюджета на примере этой статьи.
Сначала, создаем группу сырье:
Перетаскиваем
Теперь переименовываем, как нужно.
Теперь группу «Сырье» наполняем необходимыми аналитиками. В нашем случае – это номенклатура «Ткань» и «Нитки»
Переносим аналитику «Номенклатура» на группу «Сырье»
Аналогично поступаем с остальными элементами таблицы (создаем группы, добавляем аналитики, аналитики должны соответствовать тем, которые указаны в статьях бюджета).
Структура сделана, теперь необходимо сделать так, чтобы в бюджете была возможность заполнять значения показателей, а по группе показателей рассчитывались суммы.
Настроим возможность ввода значений. Необходимо нажать двойным щелчком мыши «Настроить ячейки». Откроется окно:
Для розовых ячеек необходимо указать вид, чтобы они стали доступными для ввода. Двойным щелчком нажимаем по розовой ячейке:
Выбираем соответствующую статью бюджета.
Для статьи можно указать, каким образом будет происходить расчет значения в бюджете. Для этого нажимаем по теперь уже зеленой ячейке:
Признак «Обратный знак» устанавливаем для статьи, если данный показатель должен будет вычитаться. Поскольку сырье – это затрата, следовательно, из суммы доходов ее нужно будет вычитать. Выбираем способ заполнения ячейки. В нашем случае выберем ввод вручную. При варианте «Расчет по связанным ячейкам», система предложит нам ввести формулу расчета, «Заполнение по остаткам и оборотам» - также откроется окно соответствующих настроек.
Нажимаем «Завершить редактирование»
Теперь нужно сделать так, чтобы по группе автоматически рассчитывалась сумма.
В результате:
В нашем бюджете предусмотрен также показатель прибыли. Чтобы добавить его в бюджет, также должна быть создана соответствующая статья бюджета. В структуре создается новая группа, например «Финансовый результат», а вместо аналитики (если аналитика не интересует), нужно выбрать валюту:
Также в наш вид бюджета аналогично нужно добавить группу «Доходы» и прописать ей аналитики, в соответствии с теми, что указаны в статье бюджета «Доходы», добавить группу «Зарплата» и указать для нее также аналитики. Группы «Зарплата» и «Сырье» объединить в одну группу «Затраты». Для всех ячеек настроить расчет и ввод показателей (как уже показано выше на примере группы «Сырье»).
И теперь рассмотрим ввод формулы на примере показателя «Финансовый результат» в нашем случае он должен рассчитываться так: Доходы – Зарплата – Сырье.
Нажимаем «Настроить ячейки»
Нажимаем по розовой ячейке:
Нажимаем снова по этой ячейке, теперь уже зеленой:
Откроется окно настройки расчета и ввода формулы
Перетаскиваем «Ячейка таблицы в правую часть.
При открывается окно выбора ячейки:
Выбираем нужную ячейку. Это действие проделываем столько раз, сколько будет показателей в формуле. В нашем случае можно рассчитать финансовый результат следующим образом «Доходы – затраты». Значить данное действие проделать нужно два раза: для доходов и затрат. Выбираем доходы (двойным щелчком). После снова проделываем это действие и выбираем «Затраты». Должно получиться следующее:
Все необходимые показатели для расчета имеются. Создаем формулу. Для этого просто перетаскиваем показатели на поле для формулы и между показателями вставляем нужный знак из поля «Операторы»
Поскольку для показателей затрат мы уже настроили обратный знак, то в формуле используем сложение.
Формула готова.
А также все готово для того, чтобы создать бюджет.
7. Создание документа «Экземпляр бюджета»
В программе 1С:ERP Управление предприятием бюджет создается с помощью документа «Экземпляр бюджета». Данный документ можно создать непосредственно из вида бюджета, который мы уже сделали:
Заполняем вручную (так мы настроили способы расчета) ячейки белого цвета. Следует обратить внимание: чтобы автоматически рассчитывались итоги по группам, должна быть включена кнопка «Автоматический пересчет».
Ячейки белого цвета мы заполнили плановыми данными, суммы по группам рассчитались автоматически. Теперь, чтобы получить план по финансовому результату, нажмем кнопку «Обновить» и результат будет рассчитан, согласно нашей формулы:
Наш бюджет готов, нужно поменять статус на «Утвержден» (в шапке документа). Проводим документ.
8. Формирование отчета по сравнению плановых и фактических данных в программе 1С:ERP Управление предприятием
У нас есть плановые данные по бюджету. Для статьи бюджета «Сырье» мы настроили способ получения фактических данных. Теперь можно их сравнить.
Данный отчет можно сформировать как по всем статьям бюджетов, так и по какой-либо одной статье
Таким образом, главным шагом на пути к созданию бюджета в программе в программе 1С:ERP Управление предприятием, является грамотное построение вида бюджета . Данный способ, в отличие от 1С:УПП, позволяет создавать очень гибкие структуры бюджетных отчетов в режиме пользователя и в режиме одного окна, без использования различных документов и действий, без необходимости написания запросов, что под силу не каждому пользователю.
Спасибо!
Смирнова Екатерина
Бюджетирование в программе «1С:ERP Управление предприятием»
Введение.
Цель данной статьи – рассказать о методах формирования и анализа бюджетов в новом программном продукте фирмы 1С «1C:ERP Управление предприятием 2.0».
В данной статье не будет описания методики разработки бюджетов. Моя цель – рассказать о возможностях новой программы в части построения бюджетных процессов.
На нескольких простых примерах я расскажу, как как создать экземпляр бюджета, как привязать фактические данные к плановым, как настроить отчеты по бюджетам, как построить бюджетный процесс и анализировать выполнение задач.
Дополнительные материалы о подсистеме бюджетирования 1С:ERP Вы найдете в бесплатном учебном курсе Планирование, бюджетирование и контроль в 1С:ERP
И так, с чего начинается бюджетирование в 1С: ERP 2.0?
Все операции бюджетирования выполняются в рамках бюджетной модели. Бюджетная модель определяет период бюджетирования, основную аналитику построения бюджетов. Бюджеты могут строится в разрезе организации или в разрезе подразделения
В форме бюджетной модели определяется период действия. В один период на предприятии может действовать только одна бюджетная модель.
Если в бюджетной модели включены процедуры утверждения, то они распространяются на все бюджеты, построенные в рамках выбранной бюджетной модели. При включении процедур утверждения, в экземплярах бюджетов появляется возможность устанавливать статусы.
В рамках бюджетной модели настраиваются шаги бюджетного процесса.
Шаги бюджетного процесса имеют два вида: этапы и шаги. Папками, представлены этапы бюджетного процесса. В рамках этапа настраивается расписание выполнения включенных шагов. Например, для этапа формирования месячных бюджетов первая задача должна быть запущена за 5 дней до начала периода, все задачи должны выполняться последовательно, с периодичностью – месяц.
Шаг бюджетного процесса представляет собой задачу, выполняемую в рамках этапа, с указанием конкретного действия и ответственного исполнителя. В шаге процесса также указывается длительность исполнения задачи, вид бюджета, сценарий и основная аналитика.
В случаях, когда шаг бюджетного процесса выполняться не должен, в нем устанавливается флаг «Не выполняется».
По мимо бюджетной модели для целей бюджетирования обязательной аналитикой является сценарий. С помощью сценария бюджеты версионируются.
В сценарии устанавливается валюта и периодичность исполнения. Если валюта сценария отлична от валюты управленческого учета, возможно указание прогнозных курсов валют и необходимость проверки курсов при вводе экземпляра бюджета.
Один сценарий в системе является предопределенным, по этому сценарию система в автоматическом режиме собирает фактические данные.
Так как подсистема бюджетирования полностью интегрирована в конфигурацию управления предприятием, экземпляры бюджетов могут создаваться непосредственно из подсистемы планирования. Для этих целей можно воспользоваться реквизитом в справочнике «Сценарии планирования».
Данный реквизит необходим при построении сквозной системы планирования в информационной системе, когда бюджеты формируются на основании планов продаж, производства, закупок.
Структура бюджета состоит из следующих элементов:
- Статьи бюджетов – формируют обороты по бюджетам.
- Показатели бюджетов – формируют остатки по бюджетам.
Основной справочник, который определяет обороты по бюджетам – это справочник «Статьи бюджетов».
В статье бюджетов указывается аналитика, возможно указать до 6 различных аналитик. Так же в статье устанавливается возможность количественного и валютного учета.
В панели навигации находится настройка правил получения фактических данных.
Правил может быть неограниченное количество. В форме правил настраивается источник получения данных. Возможны варианты:
- Оперативный учет – данные будут собираться из регистров оперативного учета в разрезе документов.
- Регламентированный учет – источником будет план счетов регламентированного учета.
- Международный учет – план счетов МСФО.
- Произвольные данные – для получения факта составляется произвольный запрос.
Так же настраивается источник суммы и дополнительные отборы.
Справочник «Показатели бюджетов» определяет остаточные показатели, которые будут выводиться в бюджет.
Структура справочника аналогична статьям бюджетов. Для показателей можно указать до 6 аналитик.
Для каждого показателя необходимо настроить правило получения фактических данных.
Для одного показателя может быть настроено больше одного правила получения фактических данных, тогда информация по ним при построении отчетов будет суммироваться.
Для того чтобы в отчетах и экземплярах бюджета рассчитывались остатки, необходимо настроить связи между статьями бюджетов и показателями бюджетов. Это делается в разделе «Настройки и справочники» через регистр сведений «Связи показателей бюджета».
В регистре необходимо сделать запись для каждой статьи, оказывающей влияние на показатель. Потом выбрать вид влияния – приход/расход. Так же надо указать коэффициент влияния.
После ввода аналитических и структурных данных можно приступать к созданию вида бюджета.
Вид бюджета — это конструктор, с помощью которого создаются формы ввода экземпляров бюджета и отчетные формы.
Вид бюджета привязан к бюджетной модели.
Для того чтобы вид бюджета можно было использовать для ввода экземпляров бюджета, необходимо поставить флаг «Использовать для ввода плана». Следует отметить, что при установленном флаге по виду бюджета нельзя формировать план – фактный анализ. Для построения план-фактного отчета нужно делать новый вид бюджета.
Первый вид бюджета – простой бюджет ДДС без аналитик. Структура бюджета формируется путем перетаскивания значений из левого окна в правое.
В форме можно собрать заголовок. После заголовка в форму вида бюджета добавляется таблица. Таблица может быть нескольких типов:
Для первого примера выберу простую таблицу с показателями в строках. В колонках можно указать период – месяц. В строках необходимо добавить 2 группы: поступление и расходование. Затем в каждую группу нужно перенести нужные статьи. Так как статьи расходования должны уменьшать остаток в отчетах, для них нужно указать обратный знак. Для этого надо двойным кликом открыть статью и установить соответствующий признак.
Для ввода суммарных показателей по статьям предназначен элемент «Формула по группе». Его можно поставить как в первой строке группы, так и в последней, в зависимости от того, где необходимо видеть итоги.
Показатели так же перетаскиваются в форму ввода. Для того чтобы вывести остаток на начало, в форме настройки показателя необходимо выбрать значение - «Начальный остаток». Также в настройке определяется получение данных о сценарии, организации и подразделении и дополнительные отборы.
Для того чтобы вывести остаток на конец, соответственно, нужно в настройках выбрать конечный остаток.
Для проверки структуры на ошибки предусмотрена кнопка «Проверить вид бюджета».
Форму отчета можно посмотреть по кнопке «Посмотреть вид отчета». Из формы вида бюджета можно сформировать экземпляр бюджета по кнопке «Создать экземпляр бюджета».
Посмотреть данные бюджетов можно через бюджетные отчеты. Отчеты имеют ту же форму, что и вид бюджета.
Для того чтобы посмотреть фактические данные по бюджету, необходимо в настройках выбрать предопределенный сценарий «фактические данные».
Для того чтобы получить план-фактный анализ, нужно создать новый вид бюджета.
Для план-фактного анализа в виде бюджета не нужно ставить флаг «Использовать для ввода плана». В колонки нужно вывести группу «Сценарии». В группу надо перетащить 2 измерения «Сценарии», в измерениях указать фиксированный набор сценариев, один из которых фактический. Для вывода отклонений, в группу сценариев нужно добавить формулу по группе и выбрать значение формулы «Отклонение».
При формировании отчета сценарии запрашиваться не будут, так как они фиксированные.
Данные отчета могут быть расшифрованы до первичных документов как по факту,
так и по плановым данным.
Для того чтобы экземпляры бюджетов и отчеты по бюджетам разворачивались до аналитик, необходимо создать соответствующий вид бюджета. В статьи бюджета нужно перенести требуемые аналитики. Для аналитик можно указать как перечень фиксированных значений, по которым должен вводиться план, так и прочие значения, в которых указываются суммы, не относящиеся к фиксированным значениям. Следует отметить, что в вид бюджета могут быть добавлены только те аналитики, которые указаны для статей бюджета.
При вводе экземпляра бюджета на основании вида бюджета, переносятся все разрезы аналитик.
При выводе фактических данных в отчет, значения аналитик система сама определяет по типам справочников.
Настройки вида бюджета для план-фактного анализа аналогичны первому варианту.
Экземпляры бюджетов можно создавать не только из вида бюджетов или напрямую из списка документов. Также при использовании бюджетных процессов необходимость ввода экземпляра бюджета может быть отправлена ответственному лицу как бюджетная задача.
Управлять исполнением задач в рамках бюджетного процесса можно из специального рабочего места «Управление бюджетным процессом», из которого можно создавать задачи, отслеживать исполнение, а так же формировать отчеты о просроченных задачах.
Помимо формирования планов и сбора фактических данных, подсистема бюджетирования позволяет ограничивать расходы путем фиксации лимитов. Для того чтобы лимиты расходования ДС брались непосредственно из утвержденных планов, и не требовали ввода вручную, в модели бюджетирования необходимо установит флаг «Лимиты расхода по данным бюджета». Также надо указать сценарий и перечень статей бюджетирования, по которым данные будут забираться в подсистему установки лимитов.
Лимиты устанавливаются не на статьи бюджетов, а на статьи ДДС, поэтому в список статей бюджетов, используемых для заполнения лимитов, могут быть подобраны только те статьи, у которых в аналитиках указана статья ДДС.
Лимиты фиксируются документом «Лимиты расходования ДС». Документ можно заполнить как вручную, так и на основании данных бюджетирования с помощью кнопки «Заполнить по данным бюджетирования».
Лимиты отслеживаются при проведении заявок на расходование ДС. При этом, для роли с правом утверждения заявок есть возможность проведения сверх лимитов.
Проанализировать лимиты можно с помощью отчета «Использование лимитов расходования ДС» в группе финансовых отчетов.
Итак, мы на нескольких простых примерах познакомились с механизмами бюджетирования в программе «1С:ERP Управление предприятием 2.0».
Введение.
Цель данной статьи - рассказать о методах формирования и анализа бюджетов в новом программном продукте фирмы 1С «1C:ERP Управление предприятием 2.0».
В данной статье не будет описания методики разработки бюджетов. Моя цель - рассказать о возможностях новой программы в части построения бюджетных процессов.
На нескольких простых примерах я расскажу, как как создать экземпляр бюджета, как привязать фактические данные к плановым, как настроить отчеты по бюджетам, как построить бюджетный процесс и анализировать выполнение задач.
И так, с чего начинается бюджетирование в 1С: ERP 2.0?
Все операции бюджетирования выполняются в рамках бюджетной модели. Бюджетная модель определяет период бюджетирования, основную аналитику построения бюджетов. Бюджеты могут строится в разрезе организации или в разрезе подразделения
В форме бюджетной модели определяется период действия. В один период на предприятии может действовать только одна бюджетная модель.
Если в бюджетной модели включены процедуры утверждения, то они распространяются на все бюджеты, построенные в рамках выбранной бюджетной модели. При включении процедур утверждения, в экземплярах бюджетов появляется возможность устанавливать статусы.
В рамках бюджетной модели настраиваются шаги бюджетного процесса.
Шаги бюджетного процесса имеют два вида: этапы и шаги. Папками, представлены этапы бюджетного процесса. В рамках этапа настраивается расписание выполнения включенных шагов. Например, для этапа формирования месячных бюджетов первая задача должна быть запущена за 5 дней до начала периода, все задачи должны выполняться последовательно, с периодичностью - месяц.
Шаг бюджетного процесса представляет собой задачу, выполняемую в рамках этапа, с указанием конкретного действия и ответственного исполнителя. В шаге процесса также указывается длительность исполнения задачи, вид бюджета, сценарий и основная аналитика.
В случаях, когда шаг бюджетного процесса выполняться не должен, в нем устанавливается флаг «Не выполняется».
По мимо бюджетной модели для целей бюджетирования обязательной аналитикой является сценарий. С помощью сценария бюджеты версионируются.
В сценарии устанавливается валюта и периодичность исполнения. Если валюта сценария отлична от валюты управленческого учета, возможно указание прогнозных курсов валют и необходимость проверки курсов при вводе экземпляра бюджета.
Один сценарий в системе является предопределенным, по этому сценарию система в автоматическом режиме собирает фактические данные.
Так как подсистема бюджетирования полностью интегрирована в конфигурацию управления предприятием, экземпляры бюджетов могут создаваться непосредственно из подсистемы планирования. Для этих целей можно воспользоваться реквизитом в справочнике «Сценарии планирования».
Данный реквизит необходим при построении сквозной системы планирования в информационной системе, когда бюджеты формируются на основании планов продаж, производства, закупок.
Структура бюджета состоит из следующих элементов:
- Статьи бюджетов - формируют обороты по бюджетам.
- Показатели бюджетов - формируют остатки по бюджетам.
Основной справочник, который определяет обороты по бюджетам - это справочник «Статьи бюджетов».
В статье бюджетов указывается аналитика, возможно указать до 6 различных аналитик. Так же в статье устанавливается возможность количественного и валютного учета.
В панели навигации находится настройка правил получения фактических данных.
Правил может быть неограниченное количество. В форме правил настраивается источник получения данных. Возможны варианты:
– Оперативный учет - данные будут собираться из регистров оперативного учета в разрезе документов.
– Регламентированный учет - источником будет план счетов регламентированного учета.
– Международный учет - план счетов МСФО.
– Произвольные данные - для получения факта составляется произвольный запрос.
Так же настраивается источник суммы и дополнительные отборы.
Справочник «Показатели бюджетов» определяет остаточные показатели, которые будут выводиться в бюджет.
Структура справочника аналогична статьям бюджетов. Для показателей можно указать до 6 аналитик.
Для каждого показателя необходимо настроить правило получения фактических данных.
Для одного показателя может быть настроено больше одного правила получения фактических данных, тогда информация по ним при построении отчетов будет суммироваться.
Для того чтобы в отчетах и экземплярах бюджета рассчитывались остатки, необходимо настроить связи между статьями бюджетов и показателями бюджетов. Это делается в разделе «Настройки и справочники» через регистр сведений «Связи показателей бюджета».
В регистре необходимо сделать запись для каждой статьи, оказывающей влияние на показатель. Потом выбрать вид влияния - приход/расход. Так же надо указать коэффициент влияния.
После ввода аналитических и структурных данных можно приступать к созданию вида бюджета.
Вид бюджета — это конструктор, с помощью которого создаются формы ввода экземпляров бюджета и отчетные формы.
Вид бюджета привязан к бюджетной модели.
Для того чтобы вид бюджета можно было использовать для ввода экземпляров бюджета, необходимо поставить флаг «Использовать для ввода плана». Следует отметить, что при установленном флаге по виду бюджета нельзя формировать план - фактный анализ. Для построения план-фактного отчета нужно делать новый вид бюджета.
Первый вид бюджета - простой бюджет ДДС без аналитик. Структура бюджета формируется путем перетаскивания значений из левого окна в правое.
В форме можно собрать заголовок. После заголовка в форму вида бюджета добавляется таблица. Таблица может быть нескольких типов:
Для первого примера выберу простую таблицу с показателями в строках. В колонках можно указать период - месяц. В строках необходимо добавить 2 группы: поступление и расходование. Затем в каждую группу нужно перенести нужные статьи. Так как статьи расходования должны уменьшать остаток в отчетах, для них нужно указать обратный знак. Для этого надо двойным кликом открыть статью и установить соответствующий признак.
Для ввода суммарных показателей по статьям предназначен элемент «Формула по группе». Его можно поставить как в первой строке группы, так и в последней, в зависимости от того, где необходимо видеть итоги.
Показатели так же перетаскиваются в форму ввода. Для того чтобы вывести остаток на начало, в форме настройки показателя необходимо выбрать значение – «Начальный остаток». Также в настройке определяется получение данных о сценарии, организации и подразделении и дополнительные отборы.
Для того чтобы вывести остаток на конец, соответственно, нужно в настройках выбрать конечный остаток.
Для проверки структуры на ошибки предусмотрена кнопка «Проверить вид бюджета».
Форму отчета можно посмотреть по кнопке «Посмотреть вид отчета». Из формы вида бюджета можно сформировать экземпляр бюджета по кнопке «Создать экземпляр бюджета».
Посмотреть данные бюджетов можно через бюджетные отчеты. Отчеты имеют ту же форму, что и вид бюджета.
Для того чтобы посмотреть фактические данные по бюджету, необходимо в настройках выбрать предопределенный сценарий «фактические данные».
Для того чтобы получить план-фактный анализ, нужно создать новый вид бюджета.
Для план-фактного анализа в виде бюджета не нужно ставить флаг «Использовать для ввода плана». В колонки нужно вывести группу «Сценарии». В группу надо перетащить 2 измерения «Сценарии», в измерениях указать фиксированный набор сценариев, один из которых фактический. Для вывода отклонений, в группу сценариев нужно добавить формулу по группе и выбрать значение формулы «Отклонение».
При формировании отчета сценарии запрашиваться не будут, так как они фиксированные.
Данные отчета могут быть расшифрованы до первичных документов как по факту,
Так и по плановым данным.
Для того чтобы экземпляры бюджетов и отчеты по бюджетам разворачивались до аналитик, необходимо создать соответствующий вид бюджета. В статьи бюджета нужно перенести требуемые аналитики. Для аналитик можно указать как перечень фиксированных значений, по которым должен вводиться план, так и прочие значения, в которых указываются суммы, не относящиеся к фиксированным значениям. Следует отметить, что в вид бюджета могут быть добавлены только те аналитики, которые указаны для статей бюджета.
При вводе экземпляра бюджета на основании вида бюджета, переносятся все разрезы аналитик.
При выводе фактических данных в отчет, значения аналитик система сама определяет по типам справочников.
Настройки вида бюджета для план-фактного анализа аналогичны первому варианту.
Экземпляры бюджетов можно создавать не только из вида бюджетов или напрямую из списка документов. Также при использовании бюджетных процессов необходимость ввода экземпляра бюджета может быть отправлена ответственному лицу как бюджетная задача.
Управлять исполнением задач в рамках бюджетного процесса можно из специального рабочего места «Управление бюджетным процессом», из которого можно создавать задачи, отслеживать исполнение, а так же формировать отчеты о просроченных задачах.
Помимо формирования планов и сбора фактических данных, подсистема бюджетирования позволяет ограничивать расходы путем фиксации лимитов. Для того чтобы лимиты расходования ДС брались непосредственно из утвержденных планов, и не требовали ввода вручную, в модели бюджетирования необходимо установит флаг «Лимиты расхода по данным бюджета». Также надо указать сценарий и перечень статей бюджетирования, по которым данные будут забираться в подсистему установки лимитов.
Лимиты устанавливаются не на статьи бюджетов, а на статьи ДДС, поэтому в список статей бюджетов, используемых для заполнения лимитов, могут быть подобраны только те статьи, у которых в аналитиках указана статья ДДС.
Лимиты фиксируются документом «Лимиты расходования ДС». Документ можно заполнить как вручную, так и на основании данных бюджетирования с помощью кнопки «Заполнить по данным бюджетирования».
Лимиты отслеживаются при проведении заявок на расходование ДС. При этом, для роли с правом утверждения заявок есть возможность проведения сверх лимитов.
Проанализировать лимиты можно с помощью отчета «Использование лимитов расходования ДС» в группе финансовых отчетов.
Итак, мы на нескольких простых примерах познакомились с механизмами бюджетирования в программе «1С:ERP Управление предприятием 2.0».
