Планируем собственное рабочее время. Примерная схема рабочего дня секретаря Планирование рабочего дня руководителя и секретаря

• профессиональные и личные качества секретаря
• организация рабочего места секретаря
• имидж секретаря
• эффективное деловое общение
• организация приема посетителей

• Заключение

• Приложение
• Введение
• Секретарь – первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей, и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.
• Кроме истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции. Если вы только поступили на работу, посвятите именно этому вопросу первые дни, так как секретарь – связующее звено как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику, занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения – кому ее надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов, посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-референт) должен безупречно знать структуру фирмы, все направления ее деятельности и распределение обязанностей между работниками, особенно руководящим составом.
• Секретарь упорядочивает весь напряженный рабочий день руководителя, корректирует планы, напоминает о важных встречах, необходимых звонках, событиях, составляет график посещений, мероприятий и приема посетителей.
• Путь к профессионализму труден, и, для того чтобы стать профессионалом, надо постоянно учиться и работать над собой, своим имиджем. В этой курсовой я постараюсь рассмотреть основные направления работы такой многогранной профессии, как секретарь.
• 1. Первый день на работе секретаря
• Первый рабочий день - это всегда сильный стресс для любого человека. Однако, именно в первый день очень важно оставаться спокойным и уверенным в своих силах, ведь ваша первая задача - показать себя как профессионала и произвести хорошее впечатление.

  Каждый человек в первый рабочий день на новой работе очень волнуется, испытывая настоящий стресс. Но, не смотря ни на что, надо постараться оставаться спокойным. Это, конечно, будет совсем непросто. Но поскольку задача - произвести хорошее впечатление - очень важна, то надо потрудиться. Естественно, никто не ждет, что вы с первого же дня начнете работать как полноправный член трудового коллектива. Но вы должны показать, что способны легко и быстро войти в курс дела, не перевернув при этом все вверх дном, не переломав сразу же всю оргтехнику и не перепутав начальника отдела с курьером и т.д. Итак, первый рабочий день…

  Как правило, первый рабочий день начинается с официального оформления на работу, что включает в себя: ознакомление под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка компании, другими локальными нормативными актами, заключение трудового договора в двух экземплярах и т.д.

  Когда с официальной частью окончено и все бумаги подписаны, наступает время для знакомства с другими сотрудниками, коллегами, отделами, с инфраструктурой компании. Новичку показывают офисную технику, специфику внутренних средств коммуникации (Интернет, внутреннюю IT-сеть, телефонную сеть и т.п.), рассказывают о программном обеспечении, разъясняют, к кому следует обращаться по тем или иным вопросам. Будьте доброжелательны с коллегами, чаще улыбайтесь. Рабочее место должно быть полностью подготовлено на момент вашего выхода на работу. Это говорит о заблаговременной заботе компании о новом сотруднике.

  Беседа с непосредственным руководителем также должна состояться в первый день. На ней вы более подробно проговариваете цели и задачи вашей работы. Возможно, руководитель уже составил для вас план работ на период испытательного срока. А если такового нет, то вы можете сами предложить структурно оформить его ожидания по вашей работе. План работ должен включать в себя конкретные задачи, срок их выполнения и планируемый результат.

  А если руководитель в это день отсутствует? Не теряйтесь и пока вам не поставлены задачи – используйте это время для знакомства с компанией. Если у компании есть свой сайт, то почитайте об истории компании, специфике деятельности, изучите организационную структуру.

  Часто в компаниях к новичку приставляют наставника на первое время. Но если персонального учителя вы не получили, то общайтесь с теми, кто вам наиболее симпатичен. Практически в любой компании имеются опытные коллеги, которые готовы опекать молодых или неопытных сослуживцев. Такие люди смогут рассказать и показать на примерах тонкости негласных правил поведения и смогут помочь в разрешении каких-то организационных вопросов: место обеда, заказ канцелярских товаров и т.п.

  Но даже если что-то в первый день не получилось или произошло не так, как бы вам хотелось – не беда! Вы пока еще новичок и имеете полное право волноваться и переживать, а со временем вы полностью адаптируетесь и сможете помочь в этом другому новичку, который, например, придет работать в ваш отдел.

• Не берите на себя сразу чрезмерную нагрузку. Не бойтесь задавать вопросы или просить помощи и совета у коллег. Узнайте, где лежит бумага и другие канцелярские товары, ознакомьтесь с имеющейся оргтехникой. Никогда не начинайте с критики всего того, что было сделано до вас, не стремитесь проявить свое «я» во что бы то ни стало.
• Будьте внимательны, вежливы и доброжелательны. Улыбаясь собеседнику, старайтесь, тем не менее, соблюдать дистанцию с шефом и коллегами, постепенно приучая их к вашим правилам взаимоотношений. Не навязывайте никому своего общества, если вас будут принимать сдержанно.
• Изучайте привычки шефа, его подход к организации рабочего времени, отношения к незапланированным визитам посетителей, сотрудников, к телефонным звонкам. Регулярно поддерживайте порядок в кабинете руководителя, проверяйте наличие канцтоваров. Выясните, что он предпочитает: прохладное, или, напротив, теплое помещение; когда будет уместнее предложить чай, кофе или минеральную воду.
• Если на первых порах у вас будет мало конкретных заданий, не сидите сложа руки - займитесь настройкой своего компьютера, просматривайте служебные бумаги.
• 7 вещей, которых не стоит делать в первый рабочий день
• Не опоздайте
• Не забудьте, как зовут вашего руководителя
• Не льстите, не подлизывайтесь и даже обойдитесь без комплиментов
• Не хамите, не выпячивайте грудь, не врите и не хвастайтесь
• Не забывайте правила вежливости
• Не берите на себя все и сразу, не обещайте того, в чем сомневаетесь или чего не знаете
• Не флиртуйте
• Секретарь - деловое лицо фирмы. Потому должен обязательно обладать чувством стиля, наличием хорошо вкуса. Именно умение красиво одеваться, грамотно говорить, вести себя в обществе в соответствии с элементарными правилами делового этикета формирует первое впечатление у клиентов о компании. Деловые партнеры, вначале общаясь с секретарем, на интуитивном уровне решают, будут ли они с этой фирмой иметь дело или нет. Глава бизнес-структуры, которой заботится, прежде всего, о престиже своей компании, никогда не посадит в приемную красивую, но некомпетентную девушку. Целесообразно организовать работу шефа и офиса - одна из многочисленных обязанностей секретаря.
• 2. О работе секретаря
• 2.1. Профессиональные и личностные качества секретаря
• Для квалифицированного секретаря необходим минимальный набор умений: знание иностранного языка, компьютера, основ делопроизводства. Но все это необходимо для того, чтобы получить место секретаря. А что же нужно, чтобы удержаться на этом месте и успешно продвигаться по службе? Во-первых, работодатель будет учитывать психологические особенности работника: секретарь – это помощник руководителя, лицо фирмы. Ведь первый сотрудник фирмы, с которым имеет дело посетитель, – секретарь, и от того, как секретарь встретит посетителя, какое настроение ему создаст, зависит впечатление и о фирме в целом, и о ее состоятельности.
• Трудно сохранять невозмутимость, когда офис в течение дня посещает более ста человек, амбициозных и агрессивно настроенных, – но это для необходимо. Выдержка и зрелость – необходимые качества для профессионала, тем более этой профессии.
• Помимо профессиональных навыков, секретарь должен обладать следующими качествами: быть приветливым, тактичным, внимательным, терпеливым, уравновешенным человеком, а также должен уметь находить общий язык со всеми – на грубость не отвечать грубостью или раздражением.
• Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами.
• Профессиональные и личные качества при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. При оценке труда секретарей принято выделять следующие деловые качества.
• Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой.
• Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм и диктограмм, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний т. п.
• Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.
• Недопустимы опоздания секретаря, как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.
• Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работают его руководитель и предприятие (фирма) в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении (подразделении).
• Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.
• Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства – необходимые условия для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.
• Профессия секретаря требует некоего артистизма, дипломатичности, хорошей памяти, сообразительности и дисциплинированности. Приходится быстро все запоминать, знать всех сотрудников, основных и нужных клиентов хотя бы в лицо. Нужно всегда хорошо выглядеть, быть в хорошем настроении. Умение держать себя в руках, а язык за зубами очень ценится руководителями. Работая с шефом в одной команде, нужно научиться читать между строк, не задавать лишних вопросов, особенно в присутствии посторонних.
• 2.2. Организация рабочего места секретаря
• Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места.
• Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя.
• Рабочее место секретаря должно иметь необходимую площадь для оргтехники и такое месторасположение, чтобы секретарь мог видеть всех посетителей, а посетители при входе в офис сразу же видели секретаря.
• Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:
• 1) канцелярские товары;
• 2) средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер);
• 3) средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);
• 4) средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф);
• 5) средства связи
• 6) копировальные средства и аппараты;
• 7) шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;
• 8) офисная мебель и оборудование.
• Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню». Безусловно, визуально она должна быть изолирована от мест для посетителей. Категорически не рекомендуется превращать в буфетную рабочее место секретаря.
• Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, – исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной.
• Задача секретаря – сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т. п.
• 3. Имидж секретаря
• Немаловажным критерием хорошего секретаря является этикет.
• Этикет – целая наука, которую не зря называют залогом успеха в обществе. Это ваша внимательность, корректность, внешность, аксессуары, голос, поведение на публике, манеры, жестикуляция. Это ваш имидж.
• Внешний вид секретаря формирует мнение об учреждении в целом. Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.
• В зависимости от времени года костюм секретаря может быть удобным, практичным, строгим..
• Во многих западных фирмах требуется соблюдать определенные правила в ношении одежды, например нельзя носить брюки – только юбку длиной до середины колена. Конечно, в нашей стране таких строгих правил нет, но если вы работаете в совместной компании, с зарубежными партнерами, то следует придерживаться нескольких правил в одежде.
• Психологи утверждают, что брючный костюм на женщине, работающей в офисе, не повышает ее авторитета, но в наших непростых погодных условиях он вполне уместен. Обычный же рабочий костюм должен состоять из жакета и юбки средней длины. Неплохо смотрится и однотонное платье-футляр (прямое и полуприлегающее, без воротника, длиною до колен) с жакетом того же цвета.
• Наиболее оптимальными для костюма считаются следующие цвета: темно-синий, темно-серый, коричневый, черный, сине-зеленый, бежевый, светло-серый. В ансамбле должно быть не более трех цветов.
• Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, в особенности крупными, драгоценными украшениями. Украшения должны подчеркивать достоинства костюма и его хозяйки.
• Откажитесь и от бижутерии, и от больших бриллиантов. Неброские серьги из золотого металла или серебра, обручальное кольцо, цепочка с кулоном, часы – это допустимый минимум в деловом костюме.
• Голос – фактор, который может расположить к себе клиента, собеседника, конкурента или отвернуть от себя даже самого дружелюбно настроенного человека. Голос должен быть твердым, уверенным, но не надменным, не отталкивающим, не амбициозным. Нужно быть предельно вежливым, внимательным к вопросам клиента, терпеливым и ни в коем случае не раздраженным. Все, что отражается в голосе, производит соответствующее впечатление. Первое впечатление нельзя произвести дважды, а второй возможности проявить себя у секретаря может и не быть, если первое впечатление неприятное. Идеальный вариант – чтобы человек, у которого плохое настроение, почувствовал себя комфортнее, чтобы благодаря общению с вами настроение улучшилось. А уж снизиться оно никак не должно.
• Косметика – ваше второе лицо, и это в ваших руках. Помните, что макияж должен быть тонким, легким и неброским. Цвет губной помады не должен контрастировать с гаммой теней, волос, одежды. Уделите внимание прическе: она должна быть приятной, не должна отдельно приковывать к себе внимание окружающих или отвлекать от деловой беседы. Следует следить за своей жестикуляцией, не размахивать руками, не потирать ладони. Окружающие должны видеть перед собой в лице секретаря квалифицированного, дружелюбного человека, вежливого, дисциплинированного, удачливого, надежного сотрудника и помощника для шефа, умеющего выгодно представлять фирму.
• И в заключение несколько общих СОВЕТОВ о манерах поведения деловых женщин:
• 1) всегда старайтесь держать руки в покое, не теребите пуговицы или рукав;
• 2) не следует «играть» своим кольцом, ожерельем, замочком сумочки, накручивать на палец прядь волос;
• 3) в обществе не подобает почесываться, в том числе ерошить волосы;
• 4) не стреляйте суставами пальцев, не щелкайте ими;
• 5) не смачивайте палец слюной, листая страницы;
• 6) не используйте ноготь пальца в качестве зубочистки;
• 7) некрасиво подтягивать брюки или чулки через платье.
• Рабочий день секретаря
• ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ:
• 1) прийти на работу за 10 минут до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день;
• 2) подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела;
• 3) получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием, отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя;
• 4) телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю;
• 5) по остальным документам подготовить варианты возможных ответов или резолюций, распределить по исполнителям;
• 6) просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т. д.; даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре;
• 7) оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы;
• 8) доложить руководителю о полученной корреспонденции;
• 9) уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день;
• 10) передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.
• ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ:
• 1) сбор и подготовка для подписи исполненных документов;
• 2) доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы;
• 3) обработать и отправить исходящие документы;
• 4) наметить мероприятия на следующий день.
• В течение всего рабочего дня ведутся:
• а) работа с посетителями, телефонные переговоры;
• б) подшивка исполненных документов в дела;
• в) выполнение работ на компьютере;
• г) организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.
• КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ:
• 1) просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий;
• 2) если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, нужно обеспечить его всей необходимой информацией, материалами;
• 3) привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электронное и техническое оборудование.
• Должностная инструкция является составной частью всего пакета документов, необходимых для организации работы управленческого аппарата.
• Организуйте свой рабочий день так, чтобы все успеть и для всех быть полезной. Отдавайтесь своей работе, но не забывайте, что есть вопросы, которые не в вашей компетенции. Поэтому делайте только то, что вы должны делать.
• 4. Эффективное деловое общение
• Любая беседа требует подготовки к ней. Вот несколько правил:
• 1) сформулируйте конкретные цели (например, решить спорный вопрос, убедить, получить информацию и т. п.);
• 2) составьте план беседы. Для достаточно серьезного вопроса нужно сделать это в письменном виде. При этом есть возможность выбрать наилучшие формулировки, подобрать необходимые аргументы и выстроить их в наилучшей последовательности, привести их в систему, а также подобрать необходимые документы и материалы;
• 3) выберите время, достаточное для разговора, удобное как вам, так и вашему собеседнику. Старайтесь не планировать ее перед началом совещания или других жестко фиксированных мероприятий. Не стоит начинать беседу, если вы или ваш собеседник только что испытали эмоциональную встряску, например в результате конфликта с сотрудником или получения выговора от начальника;
• 4) в начале разговора нужно привлечь внимание собеседника, заинтересовать его, а также добиться атмосферы взаимного доверия;
• 5) подчиняйте тактику ведения разговора своей цели, не отвлекайтесь от нее;
• 6) старайтесь, чтобы в основном говорил ваш собеседник. Психологическое преимущество получает тот, кто задает вопросы, а не тот, кто много говорит. Вы получите больше информации. К тому же человека можно убеждать не только с помощью красноречия, но и используя цепочку логически выверенных вопросов;
• 7) сохраняйте ровный тон, выслушивайте объяснения, избегайте критики, а если она необходима, то, прежде чем критиковать, сначала похвалите партнера;
• 8) прекращайте беседу сразу после достижения намеченной цели. Человеку свойственно лучше запоминать услышанное в начале беседы, а выполнять то, что прозвучало в конце нее. Поэтому дружеский разговор полезен в начале беседы для создания доброжелательной атмосферы, но не в ее конце, так как в этом случае собеседник не вспомнит многих деталей разговора, и вы снизите эффект ваших предшествующих усилий.
• Беседа будет удачной, если вы расположите к себе собеседника. Для этого можно использовать следующие приемы:
• 1) начните разговор с того, что интересно собеседнику;
• 2) чаще произносите имя человека;
• 3) улыбайтесь, но улыбка должна быть уместной и не чрезмерной;
• 4) смотрите в глаза собеседнику, но не более 10 с, так как большее время приводит к ощущению дискомфорта;
• 5) не используйте следующие позы: скрещенные руки и ноги, руки, заложенные за голову, упертые в бока, не разваливайтесь на стуле или кресле. Зеркально отображайте позу собеседника, если она доброжелательная или нейтральная. Если человек скрещивает руки, то старайтесь держать свои руки не напряженными, если сидите – то открытыми ладонями вверх. Если партнер держит руки в карманах или крепко сжимает кулаки, дайте ему в руки что-нибудь, иллюстрирующее ваши слова. Это его отвлечет и поможет снять напряжение. Не приближайтесь к собеседнику ближе, чем на 1, 2 – 1, 5 м;
• 6) не бойтесь пауз – они крайне важны в разговоре;
• 7) не перебивайте собеседника;
• 8) не давайте советов, пока вас об этом не попросят;
• 9) относитесь к человеку доброжелательно;
• 10) делайте комплименты. Комплимент должен отражать только положительные качества человека и содержать небольшое преувеличение. В комплименте следует избегать двойного смысла (например, когда упомянутое качество может интерпретироваться и как позитивное, и как негативное). Комплимент не должен содержать дополнений и рекомендаций по улучшению или развитию упомянутого качества.
• Большое значение для эффективного общения имеет умение слушать. Развивая это умение, вы сможете адекватно воспринимать информацию, исходящую от другого, относиться к нему без осуждения и не навязывать свою волю, а также побудить собеседника к продолжению и развитию разговора.
• Если вы слушаете:
• 1) старайтесь относиться к собеседнику без предубеждения;
• 2) избегайте критичности;
• 3) слушайте внимательно, сосредоточившись на говорящем; настройтесь на эмоциональное состояние и личностные особенности собеседника, на учет не только своих, но и его интересов;
• 4) установите «обратную связь», чтобы говорящий мог понять, какую информацию ему следует еще сообщить, а что нужно повторить, возможно, другими словами;
• 5) если это нужно, уточняйте, задавая вопросы. Учтите, что их не должно быть слишком много;
• 6) будьте готовы к восприятию новых идей;
• 7) старайтесь не отбрасывать негативную информацию или ту, которая кажется вам недостоверной или маловероятной;
• 8) не игнорируйте информацию, поступающую от неприятных вам людей;
• 9) стремитесь найти полезное для себя в услышанном;
• 10) сосредоточьтесь на главных мыслях и идеях говорящего, мысленно резюмируйте услышанное;
• 11) учтите, что в процессе общения существенную роль играют «невербальные» сигналы – мимика, жесты, темп и тембр речи и др. Выражайте согласие кивком головы, выражением лица, совпадающим с чувствами говорящего, небольшим наклоном туловища вперед, голосовыми сигналами («М-да», «Угу», «Ага», «Понятно!», «Интересно!» и др.);
• 12) иногда лучше переспросить человека («Как я поняла, вы…», «Я правильно поняла, что вы имели в виду…» и т. п.), чем сделать существенную ошибку; будьте терпимы и восприимчивы к чувствам собеседника;
• 13) после окончания разговора обязательно письменно фиксируйте основную информацию;
• 14) если это необходимо, то критикуйте содержание сообщения, а не самого человека;
• 15) поддерживайте тон разговора – легкий или серьезный;
• 16) подбадривайте собеседника, поощряйте его к обсуждению и обмену мнениями;
• 17) не позволяйте себе отвлекаться;
• 18) не перебивайте;
• 19) не переводите обсуждение на другую тему;
• 20) не пререкайтесь;
• 21) не навязывайте свои советы.
• Если вы говорите:
• 1) четко определите цели своих высказываний;
• 2) ваша речь должна быть простой, четкой и образной;
• 3) говорите понятно и доступно для собеседника;
• 4) конкретно и ярко иллюстрируйте свою речь;
• 5) свои предположения и суждения подтверждайте фактами;
• 6) сообщение должно быть кратким, сжатым, структурированным, не содержащим излишней информации;
• 7) устанавливайте «обратную связь», которая поможет вам понять, правильно ли партнер понимает ваши слова;
• 8) учтите, что агрессивные, очень тревожные, а также находящиеся в состоянии депрессии люди очень плохо поддаются убеждению; демонстрируйте готовность к сотрудничеству;
• 9) учитывайте общее впечатление, которое вы производите;
• 10) выражайте свою позицию открыто, ясно и без нападок как на себя, так и на собеседника;
• 11) стремитесь соотносить свои цели с целями собеседника, а не с его личностными особенностями;
• 12) используйте положительно окрашенные слова, избегайте оценочных суждений или выражения безразличия к партнеру;
• 13) при обсуждении позиций и действий делайте акцент на их последствиях для поставленных собеседником целей;
• 14) избегайте уступчивости, нетерпеливости и разглагольствования;
• 15) контролируйте свое эмоциональное состояние.
• 5. Организация приема посетителей
• При организации приема посетителей секретарь должен дифференцированно подходить к трем категориям: прием представителей других организаций, прием сотрудников своей организации, прием по личным вопросам. Для четкого выполнения процедур секретарь обязан:
• 1) разработать совместно с руководителем график приема;
• 2) следить за очередностью приема и регламентом бесед;
• 3) вести учет посетителей;
• 4) документировать принимаемые руководителем в ходе приема посетителей решения.
• Четкое выполнение названных процедур позволяет спланировать текущую и перспективную работу руководителя, оперативно и обоснованно принимать в ходе личного приема решения.
• При организации приема посетителей желательно учитывать ряд особенностей.
• 1. Посетитель может войти в приемную в любой момент, поэтому постоянно поддерживайте порядок на своем рабочем месте. Неприятное впечатление производят захламленный стол, немытые чашки, пепельницы с окурками.
• 2. В приемной обязательно должно быть предусмотрено место, где посетители могут дожидаться приема. В этой зоне можно разместить несколько стульев, столик с газетами и журналами.
• 3. При приеме посетителей, которые не работают в организации, после приветствия нужно выяснить их фамилию, имя, отчество; представляемую фирму и должность; цель визита; наличие предварительной договоренности о встрече с руководителем. Сейчас обычно посетитель вручает секретарю визитную карточку. Секретарь знакомится с ее содержанием, обращаясь по имени и отчеству к посетителю, предлагает ему присесть.
• 4. Будьте любезными, безупречно вежливыми с любым, вошедшим в приемную. Оторвитесь от бумаг, прервите телефонный разговор, для того чтобы поприветствовать посетителя и узнать о цели его визита.
• 5. Для успешного планирования рабочего дня руководителя установите дни и часы приема сотрудников, доведите их до всеобщего сведения. Постарайтесь, чтобы установленные для приема часы использовались именно для этой цели.
• 6. Существенную помощь может оказать журнал предварительной записи. Он поможет сразу определить временные рамки приема, существо вопроса и состав материалов, которые, возможно, следует подготовить.
• 7. Если время приема было согласовано заранее, секретарь докладывает руководителю о прибытии посетителя, при необходимости заходит в кабинет для того, чтобы передать визитную карточку, а затем приглашает гостя в кабинет.
• 8. Если посетитель пришел на встречу внепланово, а руководитель по разным причинам не может принять его, секретарь может рекомендовать обратиться к другим компетентным сотрудникам фирмы, способным решить его вопрос. Если посетитель настаивает на необходимости встречи именно с руководителем, секретарь предлагает записать его на прием.
• 9. Нельзя допускать срыва назначенного приема. Повторный вызов посетителя может расцениваться как неуважение лично к нему и представляемой им фирме. В крайнем случае секретарю следует извиниться, обосновать причину отсутствия руководителя и еще раз указать на возможность решения вопроса с другими руководящими работниками.
• 10. Если прием отменяется по уважительной причине (болезни руководителя, срочной командировке), секретарь должен известить посетителей заранее об отмене запланированной встречи. Секретарь договаривается о назначении приема в другое время, которое будет удобно для посетителя.
• 11. При записи посетителей на прием секретарю следует назвать свою фамилию, имя и отчество, номер телефона для срочных справок и сообщений. Запись на прием лучше проводить предварительно.
• 12. Обычно посетитель приходит на прием заранее, или ему приходится несколько минут ждать приема. Секретарь, вежливо поприветствовав посетителя, предлагает ему присесть. Можно обменяться несколькими нейтральными фразами (например, о погоде) для установления положительного контакта и устранения напряженности. В то же время секретарю не рекомендуется вовлекать посетителя в продолжительную, даже очень занимательную, беседу. Это может отвлечь от цели визита, сбить деловой настрой.
• 13. Если посетитель заметно нервничает, не нужно явно его успокаивать. Это может вызвать обратный эффект. Лучше отвлечь посетителя легкой беседой на нейтральную тему.
• 14. Секретарь может помочь посетителю подготовиться к приему: выслушать его аргументацию, ответить на вопросы (в пределах своей компетенции и в рамках конфиденциальности), посмотреть принесенные материалы. При этом главное – проявить максимум тактичности, не навязывать свои советы, а лишь отвечать на просьбу гостя.
• 15. В каких случаях следует предложить посетителям чай или кофе? Тогда, когда руководитель задерживается, а в приемной ожидает посетитель высокого ранга. В этом случае напитки следует предложить всем посетителям, присутствующим в приемной. Секретарь разливает кофе и чай по чашкам и предлагает посетителям, начиная с женщин. Если руководитель просит принести чай и кофе в кабинет во время приема, напитки также могут быть в приемной разлиты по чашкам, расставлены на поднос. Секретарь вносит поднос в кабинет руководителя. Кроме чашек, на поднос ставятся сахарница, салфетки, печенье. Возможен и другой вариант. На поднос ставят чайник или кофейник с уже готовыми напитками, чашки, сахарницу, салфетки, угощенье. Секретарь вносит поднос в кабинет, разливает напитки по чашкам или по просьбе руководителя оставляет поднос, и руководитель сам обслуживает себя и гостя.
• 16. Во время приема секретарь должен перевести на себя все входящие телефонные звонки. Отрывать руководителя от беседы можно лишь в крайних, не терпящих отлагательства случаях.
• 17. Если секретарю все же приходится обратиться к руководителю во время приема или нарушить очередность посетителей, ссылаться можно только на срочность вопроса, но не на его важность, так как для каждого посетителя его вопрос является самым важным.
• 18. Принимая посетителей, секретарь не должен забывать о необходимости соблюдать конфиденциальность. Не оставляйте включенным компьютер с монитором, обращенным к посетителям. Не оставляйте на рабочем столе документы доступными для прочтения, даже если информация, содержащаяся в них, кажется вам несекретной.
• Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь вправе самостоятельно решить, доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием.
• Заключение
• В последнее время все больший интерес возникает к профессии секретаря. Секретарский труд довольно высоко оплачивается, и быть секретарем сегодня престижно.
• Но не так- то просто стать профессиональным секретарем, да и не каждый способен выполнять многофункциональную и сложную работу. А труд секретаря таким и является.
• Под сегодняшним термином «секретарь» подразумеваются секретари различной квалификации: секретарь на телефоне, технический секретарь, секретарь-референт и референт.
• Секретарь на телефоне может не иметь высшего образования, не обязательно ему работать в новейших компьютерных редакторах, но он не может обойтись без знания иностранного языка, секретарь должен разговаривать по телефону грамотно, интеллигентно, доброжелательно, чтобы не отпугнуть клиентов и партнеров фирмы.
• Технический секретарь должен уметь печатать со скоростью 145 знаков в минуту русской и латинской машинописи слепым десятипальцевым методом. Естественно, что все печатные работы выполняются в современных компьютерных редакциях. До автоматизма должна быть доведена работа с оргтехникой: ксероксом, факсом, мини-АТС. Входит в обязанности такого секретаря и телефонное обслуживание.
• Секретарь-референт и референт – это высшая квалификация секретаря. Они выполняют обязанности секретаря на высоком уровне. Их работа становится ответственной, ибо им предоставлено право принятия самостоятельных решений. Расширение функциональных обязанностей секретарей предполагает обязательное высшее образование и знание иностранного языка.
• Но современный руководитель хочет, чтобы все эти функции выполнял один человек. Президент компании вполне может дать своему помощнику, например, такое «простое» задание: подготовить проведение переговоров с иностранными партнерами. От секретаря в этом случае потребуется составление черновых вариантов документов, перевод их на иностранный язык, согласование даты проведения переговоров с партнерами, подготовка программы пребывания иностранной делегации, куда входят деловые встречи и культурная программа. И это лишь часть обязанностей «суперсекретаря».
• В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации. Специфика профессии состоит в том, что каждая последующая ступень квалификации требует новых знаний и навыков, но не исключает предыдущих. Даже референт при блестящем знании компьютера, иностранного языка, делопроизводства должен молниеносно реагировать на телефонные звонки и при необходимости вытереть пролитый кофе. Он помогает шефу готовиться к важным деловым переговорам и ограждает его от нежелательных посетителей, он обязан быть любезным со всеми сотрудниками фирмы и одновременно уметь соблюдать дистанцию.
• Для того чтобы состояться как профессионал высочайшей категории, недостаточно только знать и уметь, нужно еще обладать определенным складом характера.
• Если вы хотите, чтобы ваша профессиональная карьера была успешной, нужно разглядеть в себе «секретарские» черты и стремиться максимально их развивать.
• У секретаря особое положение в фирме – он фактически первый человек после руководителя – его правая рука, но предпоследний по штатному расписанию. Это определяет и еще одно очень важное качество секретаря: умение одновременно быть на виду и в тени.
• Итак, формула идеального секретаря сводится к следующему: совокупность блестящих профессиональных знаний и навыков в гармонии с внешним и внутренним обликом.
• Надеюсь, что информация, представленная в данной курсовой поможет вам в таком сложном, но интересном труде, как секретарский. Надеюсь, что эта информация будет полезна для решения конкретных ситуаций. Удачи в освоении секретарского дела.
• Приложение.
• Несколько принципов или небольшая помощь секретарю.
• Принцип первый: не делайте чужую работу.
• Пожалуй, одна из главных проблем в работе секретаря – это извечная необходимость всем и каждому помогать. Нет, конечно же, секретарь и есть помощник. Наша работа состоит в помощи другим: в зависимости от специализации вы можете помогать одному или нескольким начальникам, отделу или даже целой компании. И здесь очень важно понимать: ваши обязанности (как правило, они прописаны в должностной инструкции) – это и есть та самая помощь. Даже если вы работаете персональным ассистентом, очень часто приходится откликаться на просьбы сотрудников, посетителей, клиентов, звонящих по телефону. Отказывать в просьбе, если вы можете помочь, невежливо и недальновидно. Никогда не знаешь, в какой момент и чья помощь может понадобиться. Но здесь кроется подвох: к сожалению, многие люди любят перекладывать на других свою работу. Порой бывает очень сложно провести границу: где вы выполняете свои непосредственные обязанности и помогаете сотрудникам, а где на вас переложили чужие.
• Поэтому секретарю необходимо четко проводить границы, уметь говорить «нет» и расставлять приоритеты, как ни банально это звучит.
• Даже при сломанном в отделе факсе важнее соединить шефа с нужным человеком, чем отправлять письмо одного из сотрудников.
• Почему такое происходит? Не только потому, что все не хотят работать. Просто многие сотрудники искренне полагают, что секретарь все дни проводит в ожидании различных просьб от них, а в перерывах между выполнением просьб скучает. Ваша задача – объяснить, что это не так. Возможно, это покажется резким и у кого-то вызовет обиду. Что ж, важно понимать, что в этом нет ничего страшного. Страшно будет не выполнить свои непосредственные обязанности и тем самым действительно подвести начальника или коллег.
• Принцип второй: планируйте время
• В обязанности большинства секретарей входит планирование рабочего дня руководителя. Можно применять этот же метод для вашей работы. Например, возразить: каким образом секретарю планировать свой день, если постоянно отвлекают и ситуация на работе подчас меняется с космической скоростью? Но ведь когда мы составляем расписание шефа, всегда приходится учитывать вероятность изменений, многие из которых происходят в самый последний момент. Той же схемой можно пользоваться и при планировании собственного рабочего дня: закладывайте дополнительное время на непредвиденные обстоятельства, составляйте расписание так, чтобы можно было поменять дела местами. И всегда привязывайте свой рабочий график к графику шефа. Например, если вы знаете, что завтра с 10.00 до 12.00 у него выездное совещание и он не будет к вам обращаться, можно наметить себе выполнение дел, до которых никак не доходят руки. Да, к вам могут прийти сотрудники или имеются срочные дела. Но если шеф занят, это делает вас более свободной, чем обычно, так как не нужно постоянно отвлекаться на его просьбы.
• Принцип третий: владейте информацией
• Причем не только владейте, но и управляйте ею. Регулярно проверяйте актуальность данных, если узнали что-то новое – запишите, сохраните в файл, распечатайте в специальную папку. Постоянно проверяйте и обновляйте данные в телефонной книжке, контакты в Outlook, базы внутренних и внешних телефонных номеров. Здесь может быть два варианта упорядочивания информации:
• · вносите соответствующие изменения сразу, как только о них узнаете;
• · выделяете себе для этого определенное время (например, один час каждую пятницу).
• Если вы выберете второй вариант, лучше завести специальную папку для хранения новых визиток, факсов с уведомлением о смене телефонных номеров и листочков из блокнота, где в спешке записаны важные номера.
• Наш совет. Если изменилась ваша контактная информация, постарайтесь оперативно сообщить новые данные всем, с кем регулярно работаете.
• Принцип четвертый: используйте современные достижения
• Невероятное счастье, что мы больше не используем печатные машинки, что компьютеры не просто вошли в нашу жизнь, а действительно стали способны сделать ее удобнее и легче. Пользуйтесь возможностями, которые вам дают современные программы.
• Например, программа Outlook позволяет создавать контакты, списки рассылки, вести календарь и создавать архивные папки. Последнее очень важно. Если вы создадите архивные папки, в которых можно хранить письма по различным темам, то сэкономите себе не только время, но и нервы. Допустим, если вы сохранили запрос в папке «Запросы», то при необходимости будет, во-первых, очень легко его найти, во-вторых, доказать, что вы действительно его отправляли. Кроме того, так можно сохранять подтверждения от гостиниц, электронные билеты и другие важные документы. Конечно, в случае необходимости можно обратиться в авиакомпанию или агентство, выписавшее электронный билет: они хранят их в течение года. Однако вы потратите много времени и будете зависеть от работы другого человека (у которого много своих дел). К тому же билет может понадобиться вам гораздо позже, чем через год.
• Помните о том, что в Word и Outlook можно включить проверку орфографии, что значительно сэкономит ваше время. Осваивайте новые программы и лучше узнавайте старые. Например, в Excel сумму можно считать автоматически – при ведении расчетов в этой программе калькулятор уже не нужен.
• Помимо стандартных офисных программ, можно пользоваться и различными помогающими программами, такими как Punto Switcher. Эта программа не только автоматически меняет раскладку, но и помогает запоминать горячие клавиши, использовать автозамену и многое другое. А программа DeskStickers позволяет легко создавать цветные стикеры на рабочем столе. Многим это нравится, потому что позволяет не забывать о различных мелких делах (ведь блокнот у вас не всегда перед глазами, а обычные бумажные стикеры часто отклеиваются).
• На заметку. Сохраняйте полезные сайты в «Избранное». Вы также можете подписаться на рассылки профессиональных сайтов, чтобы узнавать о предстоящих семинарах, конференциях, различных новостях.
• Если вы проявите любопытство, поспрашиваете коллег, то легко сможете найти среди многообразия современных программ ту самую, которая сделает вашу работу удобнее, а жизнь легче.
• Принцип пятый: все в порядке
• Помните выражение «Порядок на столе – порядок в голове»? Всегда держите в порядке рабочий стол (желательно заниматься раскладыванием вещей по местам каждый день в конце рабочего дня). Порядок на столе не только позволит легко найти все нужное и держать важные предметы под рукой, но и произведет хорошее впечатление на начальника, коллег и гостей.
• Чистота и порядок должны царить не только на рабочем столе, но и в компьютере, шкафах, ящиках тумбочек. Регулярно выбрасывайте сломанные или ненужные вещи. Придумайте удобную для вас систему организации и хранения документов. Кто-то любит подвесные папки, кто-то хранит все документы в регистраторах в шкафу. Самое главное – чтобы вам было удобно.
• Как правило, секретарь хранит у себя канцелярские и хозяйственные товары. Регулярно наводите в них порядок. Таким образом вы будете знать, чего у вас нет, что нужно заказать, что скоро закончится, а чего хватит на год и не стоит тратить на это корпоративные деньги и свое драгоценное время.
• Принцип шестой: используйте профессиональные навыки
• ■ Слепая печать. Сейчас к секретарю редко предъявляют такое требование, как владение слепой печатью. Без этого навыка можно устроиться на работу и успешно справляться со своими обязанностями. И все же секретарю это умение необходимо – прежде всего, для экономии нервов и в качестве заботы о своем здоровье.
• ■ Скоростное чтение. Через секретаря или личного помощника идет весь документооборот компании. Мы просматриваем тома документов, прежде чем отнести их на подпись руководителю. Дело не только в том, что начальник может спросить вас о содержании документа, но и в том, что невнимательные сотрудники частенько указывают неверные даты, ошибаются в инициалах, оформляют документы не по правилам. На проверку подчас приходится тратить довольно много времени, документы бывают срочные, и сотрудник, их принесший, очень нервничает по поводу того, что вы еще и читаете документ.
• В настоящее время существует множество курсов и программ, обучающих скоростному чтению (его еще называют чтением «по диагонали»). Нам это вполне подходит: зачастую не нужно знать детальное содержание документа, достаточно понимать, о чем он, и отметить правильность заполнения ключевых граф.
• Принцип седьмой: применяйте шаблоны
• Мы каждый день создаем огромное количество различных документов: писем, заявок, приказов, служебных записок. Создайте шаблон для каждого вида документов (или несколько различных шаблонов, если требуется). Например, если в организации введен пропускной режим, создайте шаблон заявки на временный пропуск для гостя – в случае необходимости нужно будет заменить только Ф.И.О. и дату. Естественно, у секретаря должны быть образцы заявлений на отпуск, приказов, согласований и других документов, необходимых для работы. Лучше всего сгруппировать шаблоны по темам, чтобы в случае необходимости не тратить время на поиски.
• Принцип восьмой: сохранить и преумножить
• Ни для кого не секрет, что мы храним документы в соответствии с государственным стандартом делопроизводства и сдачи в архив. Документы делятся на документы постоянного и временного хранения. Первые мы убираем в архивные боксы и сдаем в архив (или помещаем в специально отведенный шкаф, если архива в организации нет), а вторые можно уничтожить по истечении срока хранения. А дальше зачастую начинается жуткая неразбериха. Некоторые ненужные документы могут годами пылиться в папках на полках, другие (нужные) отправляются в мусорную корзину, потом вы не можете найти позапрошлогодний запрос или прошлогоднюю претензию. Прежде всего необходимо узнать сроки хранения тех документов, с которыми вы работаете. Если в ваши обязанности не входит ведение кадрового делопроизводства, то не стоит забивать себе голову информацией о том, какой срок хранения имеют приказы о приеме на работу. Дальнейшие действия будут зависеть уже от специфики работы в конкретной компании или отделе. Если вы работаете в компании достаточно долго, то уже имели возможность узнать, какие именно документы и сколько нужно хранить в приемной. Если же вы только устроились на работу, постарайтесь выяснить этот момент у предшественницы или сотрудников.
• Маленькие хитрости. Конечно, у каждой из нас есть свои маленькие хитрости, позволяющие сэкономить время и наиболее удобно организовать работу в приемной.
• Например, многие любят приходить на работу пораньше. Полчаса до начала официального рабочего дня – время весьма продуктивное. Можно не спеша привести себя в порядок, свежим взглядом окинуть приемную, проверить списки намеченных дел, расписание шефа, выпить чашку кофе, почитать новости или что-то интересное в Интернете. Каждая из нас по-своему входит в рабочий ритм. Если вы влетаете в приемную в 9.00 и тут же начинаете отвечать на звонки, заваривая чай и одновременно снимая пальто, и чувствуете себя при этом прекрасно – не нужно ничего менять. Но если подобное начало дня вас раздражает, может, стоит начинать свой день немного раньше?
• Хозяйственные мелочи. Позаботьтесь о том, чтобы у вас всегда были под рукой нитки и иголки (можно купить красивый набор), антистатик, необходимые лекарства, запасная пара колготок (которые имеют обыкновение рваться в самый неподходящий момент, когда нет времени бежать в магазин).
• И еще несколько советов
• ● Перед уходом приводите рабочее место в порядок. Утром на это может не быть времени.
• ● Не откладывайте выполнение задания (даже самого неприятного) на последний момент. В последний момент всегда возникает аврал и совершенно нет возможности работать.
• ● Заботьтесь о себе. Уходите на обеденный перерыв с рабочего места (даже если обед на офисной кухне занимает у вас десять минут), гуляйте, делайте что-то, не связанное с работой. В приемной в это время лучше не сидеть, иначе можно провести весь перерыв за объяснением всем остальным, что у вас время обеда. Кроме того, делайте перерывы в работе с компьютером (например, можно полить цветы).
• ● Проявляйте любопытство. К сожалению, мы часто теряем множество удивительных возможностей экономии времени. Одна моя коллега живет недалеко от станции пригородных поездов и всегда рассматривала эту станцию как возможность уехать на природу (которую она ни разу не использовала). Только через два года соседства ей неожиданно открылась истина: электричка идет еще и в обратную сторону, то есть в центр города, где моя коллега и работает. Дорога на работу теперь занимает двадцать пять минут, пробок не бывает, очередей на входе в вагон – тоже. Секретарю очень важно проявлять любопытство, постоянно смотреть по сторонам, интересоваться происходящим вокруг.
• Если вы столкнулись с какой-либо задачей впервые, не бойтесь просить о помощи. Можно обратиться к коллегам на работе, сотрудникам, друзьям, задать вопрос на форуме. То, что для вас в новинку, кто-то где-то когда-то уже делал, и этот человек может помочь. И сами сможете помочь кому-то советом, сэкономить чье-то время и почувствовать себя умницей и отличным специалистом

Шутки о взаимоотношениях начальства с рабочим временем можно вспоминать до вечера. Только когда ваш руководитель в очередной раз задерживается на полтора часа, а в переговорной уже сорок минут томятся важные гости и мобильный шефа недоступен, это совсем не кажется смешным.

Или когда начальник в очередной раз работает пятничным вечером до утра субботы и, конечно, никак не может при этом без вас обойтись, вам тоже сложно найти в этой ситуации повод для радости.

А еще бывает так, что вы совместными усилиями составили расписание на всю следующую неделю, буквально по минутам, а шефа утром в понедельник срочно вызвали на прием к губернатору, и ваше идеальное расписание посыпалось как карточный домик. И вам снова нужно переносить встречи, задерживаться на работе… и искать ответы на два самых популярных вопроса: «Кто виноват?» и «Что делать?»

Так кто же виноват? Нет, не коварный губернатор, который самым подлым образом вызвал вашего шефа на ковер в понедельник в восемь утра. Хотя… он тоже. И его секретарь. И те, кто над ним. И еще погода, которая вдруг перестала быть летной, заставив его на бегу менять планы.

В общем, виноваты все те, кто не умеет управлять своим временем, и те помощники, которые не выполняют свою главную функцию - помогать руководителю организовывать его время.

Конечно, мы не можем повлиять на губернатора, его помощника, погоду и курсы валют. Но мы можем организовать (или хотя бы постараться) рабочее время своего руководителя (и свое тоже) таким образом, чтобы внезапные изменения в графике не принимали масштаб катастрофы.

Для этого нам понадобятся:

• руководитель - 1 шт.;
• секретарь/помощник - 1 шт.;
• данная статья - 1 шт.;
• достижения высоких технологий - все возможные.

Методы планирования времени

Для начала давайте обратимся к основным методам планирования времени. Скорее всего, вы с ними уже знакомы, наша задача - систематизировать эти знания.

Метод «Альпы» включает в себя пять стадий планирования:

1. Составление списка заданий.
2. Оценка длительности выполнения заданий.
3. Резервирование времени (в соотношении 60:40, т.е. 40 % времени должно оставаться свободным).
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению некоторых дел.
5. Контроль (учет несделанного).

Вторая методика - закон Парето , или принцип 20/80 . В общем виде его можно сформулировать следующим образом: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий - лишь 20 % результата». В нашем случае можно сказать, что 80 % работы делаются за 20 % времени. Мы не будем пока анализировать, насколько был прав Парето и его последовали, а просто запомним соотношение.

Третий способ организации времени известен как матрица Эйзенхауэра .

Согласно данной матрице все дела можно разделить на четыре категории :

А - срочные и важные;

B - важные, но не срочные;

C - не важные, но срочные;

D - не важные и не срочные.

Распределив рабочие задачи согласно этой матрице, можно расписать очередность выполнения дел.

Ну и что делать со всеми этими методами? В идеале, конечно, их бы применять в работе вашему руководителю. Однако именно нам предстоит сейчас рассматривать их, комбинировать и делать выводы. Итак, начнем.

Один из пунктов метода «Альпы» гласит, что 40 % времени нужно оставлять свободными. Первый порыв любого из нас - усмехнуться и сказать, что это невозможно. Возможно, об этом нам ясно говорит принцип Парето: 80 % работы делается за 20 % рабочего времени. Что это значит? Что с оставшимися 80 % можно «поиграть», например, отрезав половину. Кто сказал, что они не нужны? Они просто необходимы - там еще работы 20 % осталось. Просто мы будем обращаться с ними более «вольно».

Зачем нужны 40 % резервного времени? Для чего угодно: непредвиденных вызовов к губернатору, форс-мажора на производстве, текущей работы, дорожных пробок, перекура, обязательных перерывов на отдых (об этом речь пойдет дальше), да и просто плохого самочувствия руководителя (надо же ему иметь хотя бы теоретическую возможность уйти с работы, если вместе с курсом валют поднимутся температура и давление).

Именно поэтому основной ошибкой при планировании времени является поминутный план: одно небольшое опоздание грозит тем, что придется перекраивать расписание всего дня, а за ним - целой недели.

Подобная ситуация часто возникает не только из-за большого количества задач, но и потому, что руководитель не хочет видеть полупустое расписание. Многим шефам кажется, что в этом случае они производят впечатление бездельников. Их помощники тоже нередко подвержены этой «болезни». Конечно, поначалу будет очень сложно планировать время с учетом резерва в 40 %, но вовсе не обязательно сразу стремиться к этой цифре. Во многом это зависит от того, насколько руководитель расположен к переменам и заинтересован в оптимизации собственного рабочего времени. Для начала попробуйте освободить хотя бы 10 % времени и поработать так неделю или две. Если эксперимент окажется успешным, можно двигаться в этом направлении дальше. Кроме того, может оказаться так, что именно для вашего руководителя идеальное соотношение не 60:40, а 70:30 или 50:50. Это зависит и от его типа характера, и от специфики отрасли, в которой работает ваша компания, и даже от часового пояса.

Итак, согласно методу «Альпы» при планировании рабочего времени мы составляем список задач, расписываем, сколько времени займет выполнение каждой из них, помня при этом, что в расписании нужно оставить и свободное время тоже. Этот метод также советует нам группировать однородные дела, придумывая им условное обозначение - это дополнительно сэкономит наше время.

Но в рамках данного метода ничего не говорится о расстановке приоритетов. В этом нам может помочь «матрица Эйзенхауэра».

С важными и срочными делами (А) все понятно. Когда руководитель просит вас соединить его с начальником цеха или когда ему звонит вышестоящее начальство - это срочно и важно. Если утром оказалось, что шефу нужно через три часа улететь в командировку - то же самое. А вот если, например, командировка через неделю, то задача переходит во вторую категорию - важных, но не срочных дел (B).

В идеале квадрат дел А должен быть пустым (вот зачем нам резерв времени по методу «Альпы»). На практике там часто оказываются задачи, срок сдачи которых пропущен или резко изменен.

Для дел второй категории (B ) нужно установить сроки исполнения. Если ваш руководитель едет в командировку 15-го числа, значит, 14-е - крайний срок, когда должны быть готовы все его документы.

Две другие категории дел (D , C ) выглядят довольно загадочно: что значит не важные, но срочные (С)? Как это? Часто, иллюстрируя эту матрицу, в квадрат С а вторы статей вписывают слово «поручить». Для вашего руководителя это дела, которые он может делегировать заместителю, вам, специалистам. Например, если без предварительной договоренности на пороге приемной появляются партнеры (да, все встречи нужно назначать заранее, но это вечное «да мы вот тут в Питере, решили к вам заскочить тоже»), на встречу с ними можно отправить заместителя - не выгонять же людей, в самом деле. Руководитель в этом случае быстро принимает решение, дает поручение и забывает о происшествии, таким образом справившись со срочным, но не важным делом.

Категория D - не срочные и не важные дела - это те, которые при необходимости можно просто вычеркнуть из списка. Хотите разобрать бумаги в шкафу? Полгода этого не делали, и если сейчас у вас нет на это времени, то не нужно напрягаться и его выискивать - разберете, когда на работе наступит затишье. Никуда они не денутся, эти бумаги. Для вашего руководителя такими делами могут быть т.н. «пожиратели времени»: прочитать статью в журнале или новости на РБК, потому что все уже все прочитали, ознакомиться с биржевыми сводками (а брокеру зачем платить тогда?) и т.д. От выполнения любого из этих дел можно легко отказаться.

Проблема первая: шеф не посвящает вас в свои планы

И все было бы так просто, если бы нам не приходилось в своей работе иметь дело с другими людьми, и в первую очередь - со своим руководителем.

Самая большая проблема, с которой вы можете столкнуться при планировании рабочего времени своего руководителя, - его полное нежелание посвящать вас в свои планы. Казалось бы, это противоречит самой идее наличия у руководителя помощника. Увы, я в свое время три года работала с таким начальником и знаю не понаслышке, что такие руководители действительно бывают. Зато теперь я знаю, как с ними бороться.

Как мы уже не раз писали, главная обязанность секретаря или помощника - помогать своему руководителю выполнять его рабочие обязанности, в т.ч. организовывать его время. Но все эти методы и матрицы совершенно бесполезны, если он вам ничего не говорит: он приходит на работу каждый день в разное время, уходит - тоже. Или может пропасть на полдня, выскочив из приемной без верхней одежды. Может даже уехать в отпуск на две недели, никого, включая заместителей, не предупредив. Вы никогда не знаете, где он находится в данный момент: на тренировке в спортзале или на выездной встрече? Он не пришел на работу, потому что с утра уехал на переговоры или потому что проспал?

В приемной толпятся сотрудники со срочными документами на подпись, телефон разрывается, а вы ничем не можете помочь ни себе, ни всем этим страждущим, потому что не знаете ответа на вопросы, где руководитель и когда он появится. И вы уже запутались во вранье («Когда все это кончится?»), и вообще такое пренебрежение очень обидно и «невозможно так работать».

В это время вы не только не выполняете свои должностные обязанности, но и мешаете сотрудникам выполнять их работу, а значит, необходимо предпринимать меры. Какие?

Предпринимаем меры

1. Что делать, если он вам не говорит, куда и как надолго уходит? Спрашивать. Скорее всего, его будут раздражать такие вопросы. Объясните, что они продиктованы исключительно рабочей необходимостью, а не вашим праздным любопытством. Только ни в коем случае не упрекайте его в том, что он скрывает от вас информацию. Лучше обратитесь к нему с просьбой ставить вас в известность о своих планах.

2. Начинайте исподволь планировать его расписание. В конце дня набросайте примерный план на следующий рабочий день и принесите ему на согласование. Он может вычеркнуть из него все пункты, но зато вы будете иметь представление о его планах. На данном этапе на неделю и более долгий срок лучше ничего не планировать - это бесполезно.

3. Создайте в расписании реперные точки . Для таких точек годятся еженедельные совещания, утренние планерки, время подписания документов. Так вы будете знать, в какое время шеф точно будет в офисе, и приучите его, себя и всех сотрудников к дисциплине.

4. Обсудите возможные способы связи в случае, если руководителя не окажется в офисе: можно ли звонить на мобильный, отправлять смс, пользоваться мессенджерами? Просматривает ли он с мобильного телефона рабочую почту?

Ваша задача - не просто получать от него информацию, но и наладить контакт в целом. Пока вы этого не сделаете, никакой информации он вам предоставлять не будет. Задача эта сложная и требует больших затрат, как временных, так и психологических.

Самое главное: вы должны быть уверены в том, что у вас на все это - задавать вопросы, быть в курсе планов руководителя, составлять его расписание - есть право .

Почему руководители так себя ведут? Причины могут быть самые разные. Возможно, вы его первый помощник и он просто не привык, что свой график нужно с кем-то согласовывать. Или он всегда так себя вел, а ваши предшественники слишком его боялись или не воспринимали такую ситуацию как проблемную, вот и не пытались ничего изменить.

Описанная проблема - самая сложная из тех, с которыми вы можете столкнуться при планировании рабочего дня руководителя. Конечно, есть и другие. Но при их решении у вас будет преимущество: вам не придется бороться с ними в одиночку - руководитель будет вашим союзником.

Проблема вторая: всё слишком изменчиво

Второй по сложности является ситуация, когда в ваш рабочий график постоянно вклиниваются изменения извне. Секретари руководителей крупных предприятий (скажем, градообразующих заводов) не понаслышке знают, что это такое. Старательно выстроенный рабочий график может в любой момент претерпеть изменения, если вашего начальника срочно вызовут в городскую, областную или еще какую-нибудь администрацию; если речь идет об опасном производстве, где в любой момент может случиться ЧП, которое потребует незамедлительного присутствия руководителя. Мы уже не говорим об инвесторах, членах совета директоров, вышестоящем руководстве, головном офисе в Москве или Лондоне, откуда однажды утром может прийти срочный вызов. Предугадать все эти срочные вызовы невозможно, поскольку никакой цикличности они не имеют.

С другой стороны, если, пользуясь советом, вы резервируете руководителю свободное время, то есть шанс свести неприятные последствия от сбоя в расписании к минимуму. Кроме того, вы можете:

1. Быть в курсе происходящего в компании. Компания решила отбить IPO или купить новое перспективное месторождение? Значит, в ближайшее время вполне вероятны срочные командировки, переговоры, длящиеся несколько суток без перерыва, работа в выходные и по ночам. Нужно быть готовыми к тому, что этот период не будет легким. Вы можете обсудить ситуацию с шефом и делегировать кому-то из заместителей часть его рутинных функций (например, подписание документов или согласование документов в СЭД). Рутинная работа требует от руководителя внимательности, сосредоточенности и к тому же отнимает довольно много времени. Если временно ее делегировать, появится дополнительное количество свободного времени и, возможно, ему и вам не придется работать по ночам.
2. Учитывать сезонность деятельности многих компании, если таковая имеется. Северный Ледовитый океан не в любое время года судоходный. Поэтому если пароход не выйдет из порта Владивосток в порт Певек в строго определенное время, он выйдет туда только в следующем году. Это означает, что зимой нагрузка на работников порта Певек значительно ниже, чем летом. То есть полгода нужно быть в полной боевой готовности ежеминутно, зато потом на несколько месяцев можно почти расслабиться. Если в вашей компании наблюдается подобная сезонность, вы должны знать, когда наступает и заканчивается самый сложный период и быть готовыми к этому морально. В самые напряженные моменты можно думать о тех, у кого нет никакой сезонности: (например, секретари главврачей в больницах).
3. Постараться понять, кто представляет наибольшую угрозу для вашего расписания. Далеко не каждый человек может повлиять на планы вашего начальника. Таких людей немного (например, вышестоящее начальство, глава городской или областной администрации), и с их помощниками вы можете постараться наладить контакт, чтобы иметь возможность узнавать о ближайших планах их шефов. Помощник может не рассказать вам о том, что «заклание» вашего руководителя уже внесено в расписание на следующую неделю, т.к. это запрещено или, возможно, он сам не знает, но попробовать можно. Ведь если вы знаете, что директор головного офиса на две недели уехал на Мальдивы, можно смело планировать расписание, зная, что в Москву его в ближайшие две недели с большой долей вероятности не вызовут.

В помощь секретарю: приемы работы

1. Синхронизируйте ваше расписание. Дубликат расписания руководителя должен быть у вас обязательно. Правда, выглядеть он будет несколько иначе. Под каждым событием дня составьте список задач, которые вы должны выполнить к этому событию. Например:

11:00 Встреча с поставщиками оборудования.
Напомнить участникам о предстоящей встрече, распечатать материалы, проверить оборудование в комнате переговоров.

1. Не игнорируйте технический прогресс. Бывают, конечно, и в наше время руководители, предпочитающие вести расписание исключительно на бумаге. У бумажного варианта немало плюсов:

Если человек печатает не быстро, то ему легче что-то написать рядом с записью, чем вносить изменения в электронное расписание;

В случае отключения электричества бумажный планинг никуда не денется.

Тем не менее, если ваш начальник не слишком строгий консерватор, лучше вести еще и электронный календарь, тем более что многие программы (например, Microsoft Outlook) позволяют синхронизировать календари. Таким образом, если руководитель внесет в ваш план изменения, вы сразу их увидите. В случае если изменения внесете вы, он также об этом узнает. Кроме того, этот вариант удобен, если начальник не поручает вам составлять его календарь, а занимается этим сам. Однако то, что вы должны быть в курсе его передвижений, никто не отменял.

1. Лучше всего составлять расписание в пятницу на следующую неделю, а потом корректировать его каждый вечер на следующий день . Но нелишним будет также сравнить графики еще раз утром, на свежую голову. Если в расписании есть встречи с другими людьми, накануне обзвоните их или их помощников, уточните еще раз, что встреча в силе.
2. Если вы ведете электронный календарь, удобно будет разделить рабочее время руководителя на зоны. В красные зоны вносите все предстоящие дела, в зеленые - то самое резервное время, о котором мы говорили выше.
3. Всегда будьте на связи с руководителем. Даже если он в командировке, на важном совещании, на приеме у врача - договоритесь, каким образом можно с ним связаться. Так, если возникнут неожиданные изменения, вы сможете тут же дать ему знать об этом.
4. Будьте готовы договариваться. Чтобы составить максимально удобное расписание, нивелировать последствия от его сбоев, не подвергаться чрезмерным нагрузкам, вам придется научиться договариваться: с партнерами, желающими приехать на встречу с вашим руководителем; с коллегой, не желающей раскрывать вам планы своего начальника; с собственным шефом, объясняя ему, почему удобнее будет сделать так, как предлагаете вы, а не так, как хочет он. По сути, управление временем - задача из области не только организации, но и коммуникации. Так что развивайте соответствующие навыки.

Сказать: «Вот видите, ничего сложного в планировании рабочего времени нет» будет просто издевательством - это по-настоящему сложная работа, в которой хорошо только то, что со временем вы будете приобретать все больше практических знаний и навыков, лучше узнавать своего руководителя и других людей, с которыми приходится работать. А значит, будете справляться с этой обязанностью все лучше и лучше.

М.А. Юдакова, секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»

1. Работа выполняется с учетом результатов, полученных в работе №1 (Структура фирмы и ее организационная схема).

2. Определяется потребность в найме на работу в фирму какого либо специалиста среди возможных претендентов.

3. В отчете представляются перечни:

Работ, выполняемых предполагаемым специалистом;

Квалификационных требований к кандидату на должность. Отдельно формулируются требования к деловым и личным качествам специалиста.

4. Проводится тестирование предполагаемого кандидата (в лаб.работе «кандидатом» является вся бригада) по тестам на проф. пригодность и интеллект.

a) Примечание: программы тестов предлагает преподаватель.

5. В выводах по работе приводится анализ возможности приема на работу "кандидата", прошедшего тесты.

Лабораторная работа №3 «Планирование работ секретаря»

Цель работы: приобрести навыки в организации эффективного планирования работ.

Введение:

Золотые правила секретаря

Назначение секретаря – освобождать своего начальника от рутинной работы.

Секретарь никогда не должна думать, что она что-то, она –помощник того, кто представляет собой что-то.

Ничего не оставлять на волю случая.

Знать свое место, чтобы хорошо выполнять свои должностные обязанности.

Завоевывать доверие своего начальника и сохранять его.

Прежде чем приступать к работе, понять е.

Начинать работу, превышающую свои возможности, значит стремиться к провалу.

Никакая полезная работа не унижает секретаря.

Секретарь должен знать, что существуют другие люди.

Не верить в свою незаменимость, а сделать себя необходимой.

Планирование, распределение и использование

рабочего времени

Многолетний практический опыт исследования секретарского труда показали, что главным в нем является план на день, который определяет все последующее долгосрочное планирование. Он помогает наиболее эффективно использовать рабочие часы и минуты, дает обзор всех дел дня.

Начиная рабочий день, всегда надо иметь цели с четким определением их объема и вида и все, что нужно для их решения.

Затем устанавливается очередность запланированных дел. Нужно определить, какие чрезвычайные ситуации могут нарушить рабочий день.

В любой работе должны действовать три правила :

1. Все что можно, нужно контролировать.

2. Некоторые вопросы не поддаются контролю, но на их ход надо стараться влиять.

3. Не следует обращать внимание на вопросы, которые не поддаются контролю, а также влиянию.

Готовя план на день , секретарь должен выделить в нем.

1. Профессиональную деятельность.

1.1 Постоянные мероприятия, включенные в план рабочей недели организации (административные, технические, общественные).

1.2 Постоянные дела.

1.3 Приоритетные дела.

1.3.1 Срочные дела, особо перспективные для получения конкретных результатов.

1.3.2 Срочные дела, которые в случае необходимости могут быть перенесены на другие сроки.

1.3.3 Дела, которые могут быть выполнены при наличии времени.

2. Личная деятельность.

Составляя план на день, надо:

Не загружать рабочий день более чем на 60 %;

Составлять список дел, деля их на самые важные и менее важные;

Оставляя в плане резерв неожиданностей;

Оставляя на каждое мероприятие запас времени не менее 15 минут;

Устанавливать личную цель и порядок ее достижения;

Размещать в плане текущие дела между важными и срочными;

Точно определять время начала и окончания каждого мероприятия;

Собирать все мелкие дела в группы;

Тщательно планировать вечерние мероприятия как самые неэффективные;

Использовать систему условных знаков, с помощью которых отмечать, что сделано, что перенесено. Точные сроки заключать в рамки.

Последовательность начала рабочего дня секретаря должна быть следующей:

1. Выделить 15 минут для спокойного обдумывания всех предстоящих на день работ.

2. Определить порядок и последовательность выполнения:

Незаконченных дел;

- “неприятных” работ;

Главной работы дня;

Работы с поступившей почтой;

Мелких и второстепенных работ.

Как правило, в работе секретаря есть периоды:

Нормальной работы;

Спешки и суматохи;

Затишья.

Надо знать, что сама по себе работа не имеет ценности, она имеет только смысл. Чтобы хорошо выполнить любую работу, надо знать ее смысл и причинное основание.

Любая запущенная или временно забытая работа – основа появления срочности. Установлено, что в женском характере есть элемент переноса и ожидания, то есть женщины-секретари постоянно используют метод откладывания надоевшей работы и работы, требующей большой подготовки.

Чтобы это преодолеть, надо:

1. Постоянно составлять списки своих долго- и кратковременных целей, ранжировать их по важности, контролировать точность формулировок, реалистичность и достижимость целей.

2. Постоянно готовить планы реализации целей с указанием сроков, требующихся и имеющихся ресурсов самостимулирования в процессе выполнения плана.

3. Осуществлять постоянное наблюдение за действенностью своих индивидуальных причин постоянного откладывания дел и преодолевать это с помощью рационального самоконтроля.

4. Оперативно управлять своим рабочим временем и эффективно использовать его за счет ежедневного составления расписания рабочего дня, рациональной организации труда, концентрации на приоритетных задачах.

Вся работа секретаря, если ее деятельно проанализировать, состоит из большого количества “мелочей”; чтобы постоянно учитывать эти мелочи; надо вести специальный журнал, в котором регистрировать все даже мелкие события с обязательным указанием трудностей исполнения той или иной работы. Сюда записываются взаимоотношения с людьми, коллегами по работе, начальством, о чем был разговор на совещаниях, конференциях. Особое внимание уделяется случайным работам и причинам их возникновения.

Секретари всех стран мира рационально используют правило “все записывать” , и не только о своей работе, но и о взаимоотношениях с начальниками, особенно, если начальник – женщина. Все записи должны быть точными и лаконичными, содержать в себе все необходимые сведения и факты.

Получая визитную карточку, секретарь ставит на ней карандашом дату и включает ее в картотеку или подшивает в дело.

Не доверяйте своей памяти, у усталой женщины – память сдает первой.

Примерный рабочий план секретаря на день.

8.50 Начало рабочего дня,

проверка рабочих мест в офисе

9.10 Устранение недостатков:

Протереть пыль

Полить цветы

Собрать разбросанную бумагу

Убрать и вымыть посуду

9.40 Привести в порядок рабочее место руководителя.

9.50 Сварить кофе.

9.55 Встретить руководителя.

10.10 Предоставить список неотложных дел

(встречи, совещания, приемы и т.д.).

10.30 Получить от руководителя надлежащие инструкции

(о назначении встреч, звонков, о совершении покупок.)

10.50 Сделать ряд звонков, ответить на письма,

осуществить регистрацию входящей и выходящей

корреспонденции с последующим занесением ее в журнал (Приложение 1).

11.20.1 Собрать и подать документы на ознакомление

и подпись.

11.30 Подготовить конференц-зал к совещанию.

11.40 Собрать сотрудников в конференц-зале и раздать им

тезисы о результатах работы за истекший период.

11.45 Сообщить руководителю о начале совещания и

предоставить список основных вопросов.

11.50 Подготовить документацию для поставщиков.

12.20. Подготовить кабинет руководителя к приему

поставщиков:

Распланировать места для приглашенных членов;

Разложить чистые листы бумаги;

Положить карандаш или ручку в верхней части бумаги;

Рабочий день секретаря-референта нельзя разложить по минутам, он не программируется, поскольку целиком зависит от ритма работы руководителя. Даже запланированные ранее дела нередко приходится откладывать из-за внезапно нахлынувших новых проблем. Кроме того, нередко складывается впечатление, что рабочий день у секретаря ненормированный из-за бесконечного наплыва дел. Однако решить много проблем и организовать минутку для отдыха поможет элементарное планирование. Пусть не всегда удастся следовать запланированному, но это организует.

Итак, основными условиями успешной деятельности секретаря-референта являются:

– планирование предстоящих дел;

– установление оптимального ритма труда;

– постепенно вхождение в работу и обязательное чередование труда и отдыха.

Планирование

Планировать можно один рабочий день, а можно сразу неделю. Планирование работы на месяц, квартал или год составить сложно, поскольку это слишком большой промежуток времени, а работа секретаря зависит от распорядка дня руководителя. Однако планировать заранее известные мероприятия не только можно, но и нужно даже за год.

Планирование личной работы охватывает распределение предстоящих дел в течение рабочего дня, недели, месяца. Для этого следует составлять план предстоящих работ с последующим уточнением заданий. Конкретная структура такого плана может быть самой различной, но суть его для всех форм общая: вместо того чтобы выполнять свои функции по памяти, следует заранее фиксировать все нужные дела в календаре или блокноте и распределить время так, чтобы успеть выполнить все запланированное. Перед тем, как начинать планирование работы, следует узнать планы руководителя и запланированные им мероприятия, ведь в первую очередь работа секретаря-референта заключается в помощи своему начальнику. После этого можно планировать свою собственную работу. Сначала необходимо выделить самые срочные и важные дела.

Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро. Если есть какая-то важная информация для руководителя, то сообщить ее нужно тоже с утра, в это же время следует напомнить обо всех мероприятиях, запланированных на день. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.

Текущую работу следует разделить на:

1. Срочную – к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).

2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.

3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.

Во многих странах мира секретари применяют специальные плоские папки-гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозь вырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы, записки-напоминания, поручения шефа, которые надо выполнить к определенному сроку.

Лучше всего вести эти записи в специальных блокнотах-еженедельниках. В них для каждого дня недели имеется часовая сетка, и предстоящие дела можно сразу записывать на определенный час. Можно делать это в любой записной книжке. На каждый день недели целесообразно отводить специальную страницу или несколько страниц, в которые заранее заносятся предстоящие дела, перечисляются виды и объемы работ. По мере приближения конкретного дня недели все это уточняется с учетом других дел.

При планировании дел на неделю и месяц можно составить экран работы – большой лист бумаги, расчерченный в виде таблицы по дням, куда вносятся все предстоящие дела. Значимым для планирования дел является использование цвета в качестве носителя информации: целесообразно использовать цветовой «семафор» при раскладке документов в папки различных цветов.

Однако в практике работы секретарей-референтов и их руководителей бывает очень много дел, по которым сразу невозможно, установить сроки исполнения. Часто приходится переносить дела с одного срока на другой. Имеются такие работы, которые требуют к себе внимания в течение долгого времени. Для планирования таких работ удобнее пользоваться картотечной системой.

Техника картотечной системы несложна. Каждый вопрос фиксируется на отдельной карточке.

В картотеке целесообразно иметь три отдела. Первый отдел включает в себя 31 разделитель, на выступах которых отмечаются числа дней месяца. За каждый разделитель кладутся карточки с делами, выполнение которых запланировано на соответствующее число месяца. Во второй отдел картотеки помещают карточки с теми делами, срок выполнения которых еще не определен. В этом отделе имеется четыре разделителя:

«неделя» – сюда помещаются карточки с делами, к решению которых нужно вернуться в течение недели;

«месяц», «квартал» и «будущее» – в каждый из этих разделов помещаются записи дел с соответствующим ориентировочным сроком выполнения.

В третьем отделе хранятся карточки исполнителей со всеми сведениями (домашний адрес, телефон, график работы и т. д.).

Ежедневно, придя на работу, секретарь просматривает все карточки, лежащие за разделителем с данным числом, и группирует их в предполагаемой последовательности выполнения. Вечером карточки с записями о выполненных делах откладываются в специальный конверт на хранение, а карточки с невыполненными делами располагаются по новым датам. Просматривая карточки второго отдела, надо пытаться определить конкретные даты выполнения и, если дата определенного задания приходится на текущий месяц, эту карточку нужно переставить на соответствующее число первого отдела. Третий отдел используется как справочный.

Недостатком описанных способов является то, что в них не планируется продолжительность рабочих операций. Действенным средством планирования личной работы с отражением продолжительности каждого намеченного дела являются графики дня и недели. Сначала в графики заносят те дела, время которых заранее строго определено: начало и конец рабочей смены, время поступления корреспонденции, проведения нарядов, совещаний, время обеда и т. д. Затем вписываются мероприятия, планируемые как регулярные.

Но в графике отражаются только постоянные дела. Большинство дел нерегулярного характера зафиксировать в нем невозможно. Поэтому графики ведутся в сочетании с картотечной системой или с записями заданий в блокнотах и записных книжках. При этом график является определяющим планом использования времени, организационной основой планирования рабочего дня.

При составлении графиков не следует разбивать время на слишком мелкие отрезки, так как без достаточного опыта трудно выдерживать их сложной производственной ситуации. Вполне достаточна разбивка времени на получасовые отрезки.

Обычно только вначале трудно планировать работу по графику. Когда же все основные моменты работы устоятся, график становится незаменимым и удобным средством систематизации действий и самодисциплины. В последнее время большую популярность приобрели личные творческие планы. Как правило, они разрабатываются на длительный период.

Смысл грамотного планирования рабочего дня руководителя заключается в определении приоритетных направлений деятельности на несколько дней вперед, что позволит освободить время для решения творческих задач.

Из статьи вы узнаете:

Грамотное и эффективное руководство - это тот фактор, которые отличает успешные и процветающие предприятия от предприятий, находящих в упадке и стагнации.

Характерной особенностью хорошего руководителя является умение рационально использовать рабочее время. Такой подход позволяет освободить время не только для отдыха и досуга, но самое главное - для творческого подхода к исполнению управленческих обязанностей.

Современный успешный руководитель должен уметь управлять не только своим рабочим временем, но временем своей команды и всего предприятия в целом.

Дефицит рабочего времени

Дефицит рабочего времени, его постоянная нехватка на решение всех запланированных задач - проблема с которой сталкиваются многие руководители. Детально проанализировать причины возникновения такой ситуации поможет приведенная ниже таблица:

Организация рабочего дня руководителя

Планирование и организация рабочего времени руководителя - процесс сложный, учитывающий сразу много параметров и факторов. Результатом правильно завершенного процесса станет не только экономия времени, но и появление в рабочем расписании - пустых клеток, т.е., периодов, которые ничем не заняты и которые можно посвятить решению задач, отложенных «на потом», а можно - обдумыванию предстоящих дел и планированию.

Первое, что нужно сделать руководителю, приступая к выполнению своих управленческих обязанностей - определить перечень задач и сопоставить ему ресурс имеющегося в наличии времени. Количество времени в сутках увеличить нельзя, поэтому задачи, на которые явно не будет хватать времени нужно делегировать подчиненным.

В целом, всю совокупность имеющегося в распоряжении руководителя времени можно сегментировать следующим образом:

В идеале, нужно вести хронометраж, т.е., фиксировать, сколько времени было потрачено на выполнение разных задач. По началу это потребует дисциплины, но результат превзойдет ваши ожидания. Вы увидите, что выполнение действительно важных дел занимает не так много времени, а больше всего времени «съедает» не сама задача, а переход от одного дела к другому: вы закончили одно дело, решили сделать перерыв - пройтись, попить кофе, поговорить с подчиненными и подготовиться к следующей работе. Этот перерыв может растянутся на час, в то время, как само дело потребовало полчаса.

Читайте также:

Диверсификация целей

Создание сбалансированной и гармоничной системы управления временем потребует от руководителя умения «отделять зерна от плевел», т.е. выделять приоритетные цели и отсекать второстепенные. Такое разделение целей поможет не только грамотно спланировать последовательность действий, но и послужит дополнительным мотивирующим фактором: все усилия будут посвящены действительно важным задачам.

Провесит диверсификацию целей поможет метод S.M.A.R.T. Согласно данной методике, любая цель должна быть:

1. Конкретной;
2. Измеримой;
3. Достижимой;
4. Реалистичной и
5. Ограниченной во времени

Конечно, определение целей и расстановка их по приоритету - это только первый шаг в начале долгого пути. Вторым шагом станет трансформация списка целей в план действий.

Технология разработки плана работы

Основное правило разработки планов на день, неделю и месяц является четкое соблюдений единых принципов их составления.

Руководителю стоит обратить внимание на следующие моменты:

1. Каждый рабочий день и каждую рабочую неделю нужно завершать составлением плана на день или неделю;
2. Если остались дела, которые вы не выполнили за день, и они не утратили своей актуальности, перенесите их на следующий день;
3. Для выполнения любой работы нужно устанавливать измеримые сроки;
4. Порядок выполнения дел должен соответствовать их важности и приоритету;
5. Выделяйте ключевые направления деятельности на день и неделю;
6. Практикуйте эффективное использование рабочего времени.

Последовательность действий по планированию

Ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня - три вещи, которые необходимы руководителю для начала планирования своего времени.

Далее его действия должны иметь следующую последовательность:

1. Разработка стандартного распорядка дня;
2. Внесение в него всех задач, встреч, совещаний и т.д., которые намечены в планах на месяц, квартал, полугодие и год.
3. Группировка всех задач по времени выполнения и расстановка в порядке очередности;
4. Присваивание каждому делу приоритета важности;
5. Контролирование за тем, чтобы время выполнения одной задачи не накладывалось на другое;
6. Отдать распоряжение секретарю делать напоминание о предстоящих мероприятиях;
7. Часть клеток в расписании оставлять пустыми - для резерва;
8. Не забыть вписать в расписание время для отдыха и обеденных перерывов.

Примеры планирования рабочего дня

Сначала рассмотрим пример планирования рабочей недели руководителя:

Теперь рассмотрим пример планирования рабочего дня руководителя:

• 9.00-9.30 – утренние совещание, утверждение плана работы;
• 9.30-10.00 – работа с почтой;
• 10.00-11.00 – работа с документами;
• 11.00-12.00 – разработка и постановка задач, общение с сотрудниками;
• 12.00-13.00 – персональное время;
• 13.00-14.00 – перерыв на обед;
• 14.00-15.00 – контроль исполнения поручений и поставленных задач;
• 15.00-18.00 – встречи с деловыми партнерами;
• 8.00-19.00 – работа с деловыми бумагами.

Для регулярного мониторинга эффективности расходования рабочего времени необходимо проводить комплекс аналитических процедур.

Такой анализ, проведенный своевременно, даст полезную информацию о потенциале руководителя и тех моментах, которую нуждаются в дальнейшем совершенствовании. Необходимо объективно сопоставить реальное положение дел и идеальный образ, к который существует в проекте. При этом нужно разумно учитывать имеющиеся материальные ресурсы, а также личные и временные ресурсы.

• Задачи, которые вы ставите перед собой, должны быть максимально конкретны;
• Тщательно изучайте перечень дел;
• Дата выполнения каждой задачи должна быть четко определена;
• Дела, имеющую конкретную дату исполнения, выполняются в первую очередь.