Методы рационального использования времени. Как рационально расходовать деньги? Советы экспертов

Дата публикации: 06.06.2011

Здравствуйте. Сегодня я хочу анонсировать новую рубрику Life Hack , в которой буду раскрывать секреты самомотивации и эффективной работе в сети. Зачастую новички (да и старички тоже), стремящиеся заработать в интернете, допускают ряд ошибок, одна из которых – это не рациональное использование времени. Если вы также страдаете от этого недуга, то читайте ниже.

• Многие из нас ведут ежедневники, записывая в них планы на день, неделю, месяц. Как вы записываете свои дела?«Купить то-то», «сделать то-то»? Такой подход в корне не верен! Свои цели нужно писать в завершенной форме , то есть «заказал контент на сайт», вместо «заказать контент», или «купил домен», вместо «купить домен». Такое незначительное казалось бы изменение поможет вам концентрироваться на конечном результате, а не на процессе.
• Ставьте себе цели на 15 минут ! Прикиньте, что вы можете успеть сделать за этот промежуток, разделите свой список дел, на такие короткие отрезки, возьмите секундомер и вперед! Каждый из нас знает, когда случается аврал на работе или учебе, то за один день можно сделать успеть сделать столько, сколько не всегда успеваешь за обычную рабочую неделю. Главное условие целей на 15 минут – это строгое следование выбранным временным отрезкам – не успел, отложил, в следующий раз будешь активнее! Если отступить от этого правила, то метод перестанет работать.
• Начните записывать свои «победы» и «поражения» за день! Каждый день у вас что-то получается, а что-то нет. Возьмите себе за правило вносить в свой ежедневник свою главную победу и главный провал. Что это вам даст? Спустя примерно месяц ведения такой отчетности, у вас будет отличная база для анализа! Например среди ваших провалов за месяц трижды написано «проспал на работу» — это рецидив, с которым надо что-то делать, либо купить новый будильник, либо начать раньше ложиться спать – выбор решения за вами, главное, что вы теперь знаете проблемы в лицо. Зачем записывать победы? Что бы видеть свое движение вперед, если акцентировать внимание только на неудачах, то недолго и в депрессию впасть.
• Измерение целей . Часто случается так, что вы ставите себе цели, но изо дня в день не приступаете к их выполнению. Такое возможно по двум причинам:
  • Цель слишком грандиозна и вы не знаете как к ней подступиться. К примеру вы хотите создать мега СДЛ с посещаемостью в 10 000 уников в сутки. Такую задачу с наскока не осилишь, поэтому важно разделить ее на несколько мелких – определиться с тематикой, с источниками трафика, контента и т.д. В этом случае цель из абстрактной и неосуществимой, станет просто сложной, но вполне реальной и вам останется только начать действовать.
  • Цель может быть мелкой и не интересной. Как правило, если дело которой вы должны выполнить не несет немедленной отдачи, если сам процесс не приносит вам удовольствия и кажется мелким, то в таком случае требуется дополнительная мотивация, определитесь зачем нужно это делать. Например «проверить позиции сайтов», зачем? Что бы «оценить эффективность продвижения в топ», зачем? Что бы «внести коррективы», зачем? Что бы «увеличить трафик», зачем? Что бы «заработать больше денег». Идея думаю ясна.

В целом важно запомнить принцип – если сложно, задавайте себе вопрос «как?», если не интересно, задавайте вопрос «зачем?».

• Цель «я не могу» . Если поставленная цель кажется не осуществимой, то попытайтесь представить в каком случае вы бы смогли осуществить задуманное. Возможно для достижения цели вам нужны рекомендации профессионала, большие денежные ресурсы, или много свободного времени. Попытайтесь представить, что все это у вас есть (реалистичность в данном случае играет последнюю роль). Отлично, какие теперь будут ваши действия? Продумайте все до мелочей, приучите свой мозг думать, что цель достижима и реалистичное решение возникнет само собой.
• Успевайте все делать вовремя и не опаздывать . Как показала практика, опоздание – это не вопрос пробок и загруженности работой, все проблемы таятся в вашей голове Вы ведь не опоздали бы на торжественную церемонию где вас ожидал бы «Оскар»? Когда в следующий раз вы будите собираться на встречу, представьте, что там вас ждет не клиент, а скажем мер города, найдите способ замотивировать себя!
• В заключение еще одна техника, она называется «мечта на 15 минут» . Возьмите себе за правило уделять 15 минут в день своим мечтам – местам, где бы вы хотели побывать, людям, с которыми бы вы хотели познакомиться и т.д. Важно именно мечтать, а не перебирать возможные пути решения текущих проблем. Эта техника поможет вам не закостенеть в сегодняшнем дне, а постоянно стремиться вперед и расти над собой.

На сегодня все. Надеюсь вы осилили статью до конца и она поможет вам рационально использовать свое время. Если есть что сказать, то прошу в комментарии.

комментариев 11

1. Маруся написал:
   07 Июн 2011 в 2:36

   Спасибо! 🙂

2. Татьяна Касумова написал:
   07 Июн 2011 в 14:56

   Очень хорошая статья. Сейчас у многих людей, которые занимаются бизнесом, нехватка времени. Если не анализировать, куда уходит время, успеть ничего не возможно. А от этого, конечно же, опускаются руки. Спасибо.

3. Ольга написал:
   07 Июн 2011 в 15:03

   О работе с целями есть одна старая притча: у мудреца спросили, как достичь глобальной цели, мудрец ответил — точно так же как бы вы съели слона, то есть по частям. Мелкими шагами. тренинг на 15 минут я еще не встречала. Попробую вписать его в свой день.

4. Ольга написал:
   07 Июн 2011 в 17:09

   Благодарю, за познавательную статью!

5. Валентина Запорожец написал:
   07 Июн 2011 в 18:05

   Спасибо, Игорь, за пост! В свое время нас никто не учил тому, что нужно цели ставить, цели нужно писать, с ними нужно работать. И мы жили, как Бог на душу положит. Но, оказывается, были мудрые люди, которые делали это задолго до нас.
   Помните, был такой исследователь Арктики Отто Шмидт? Он умудрился в 14 лет определить свои жизненные цели. Шмидт написал их, а когда подсчитал, сколько времени необходимо для осуществления этих целей, оказалось -240 лет! Он понимал, что все эти цели осуществить физически невозможно, и вычеркнул второстепенные. То, что осталось, Шмидт снова подсчитал, и оказалось, что на их реализацию ему нужно около 120 лет. Но это остались только самые важные цели, и он ничего уже вычеркнуть не мог.
   Так вот, он умер в 64 года и к этому времени осуществил практически все свои цели, которые догадался поставить в юности!
   Цели - это мощный стимул нашего движения вперед.

6. Salima написал:
   08 Июн 2011 в 11:51

   Здравствуйте!

   Спасибо за дельный совет.
   Больше всего понравился пункт «Успевайте все делать вовремя и не опаздывать», это как раз написано для меня.
   Хотелось бы побольше задержаться на вашем блоге, но извините опаздываю на вручение «Оскара.» 🙂

   С уважением

7. игорь написал:
   08 Июн 2011 в 19:25

   Пункт победы и поражения я бы изложил так «Начиная очередное мероприятие в плане ставте жирный «минус» в конце дня подводя итоги,максимально честно ответьте себе выполнил или нет. Если выполнил «минус» зачеркиваем перпендикулярной четочкой, получаем «плюс», минусы переносим на следующий день». Далее анализ сделанного и девиз А. Суворова — тактические задачи решать как в «шашках» думай на один ход вперед.

8. Виктория написал:
   09 Июн 2011 в 23:50

   Здраствуйте) спасибо за столь ценые советы.с завтришнева дня хочу проверить их в жизне!!!не стандартный подход. я такой челове что много чего хочу зделать знаю з чего начатьно ничего ни делает понимаю породокс но не могу себя заставить, низнаю может у меня нет силы воли.
   так что попробую реализувать это в жизнь

9. Лена написал:
   10 Июн 2011 в 17:51

   Хорошая статья,нужно попробовать))

10. Tatiana написал:
    03 Янв 2012 в 14:07

    Спасибо, информация интересная и полезная
    tgordienko.ru

11. Sonny написал:
    29 Июн 2015 в 19:13

    Статья не плохая, написана со смыслом, содержание понравилось, осталось, только внести все выше написаное в практику.

Время является важнейшим жизненным ресурсом, который расходуется нами по-разному, и успех в жизни в большей степени зависит от эффективности его использования. Многие великие личности понимали ценность времени, поэтому старались не разбрасываться этим ресурсом. Некоторые из них ограничивали время на сон, отдых, обеды и т.к. Но, это уже крайности. На самом деле можно не лишать себя простых бытовых радостей, а просто рационально распределить свое время. Но, как известно многие даже не понимают с чего начать.

На самом деле проблема нехватки времени беспокоит умы ученых и простых людей уже достаточно давно. Для выработки наиболее универсальных методов рационального использования времени был изучен опыт многих успешных людей, которые обычно успевали делать больше других. Это стало фундаментом для разработки простых правил по организации своего рабочего времени.

Итак, простые правила рационального использования времени:

1) Написать список важных дел в порядке их важности. Это элементарное планирование рабочего дня. Потом этот список дел можно легко анализировать для понимания правильности расходования времени. После выполнения какого-нибудь пункта в плане зачеркните его и поставьте рядом количество времени затраченного на дело.

2) В первую очередь уделите свое внимание только срочным и важным делам. Как правило, маловажные дела отнимают у нас 80% времени, а результативными мы занимаемся лишь 20% от своего времени. Также, есть маленькие вопросы, которые могут зародить довольно большие. Поэтому их нужно решать еще вначале. Здесь стоит опасаться, чтобы они не превратились в большую текучку малых дел, которые в итоге не принесут значимого результата и зародят ощущения зря проведенного дня.

Занимайтесь только одним делом, не набрасывайтесь на мелочи, не отвлекайтесь.

3) Не переходите на решение другого вопроса пока не решите первый. Ведь он по плану расположен выше и имеет статус важного. Переключая свое внимание от одного к другому, вы теряете прямую логику решения первого вопроса, в который позже придется вникать заново. При этом подобные действия плохо сказываются на здоровье. Мы быстро утомляемся, начинаем делать больше ошибок, раздражаемся, что в итоге приводит к низкому качеству работы.

4) Постарайтесь хотя бы на час спрятаться от текучки. Самым эффективным при решении серьезных вопросов, подготовке документов считается практика закрытых дверей. Запритесь, попросите не беспокоить вас, включите автоответчик или вообще отключите телефон. Для этого могут подойти свободный кабинет, конференц-зал, библиотека или любое другое свободное и относительно тихое помещение. Как показывает практика, во время уединения решаются наиболее важные и необходимые задачи.

5) Предпочитайте звонок самим посещениям. Бывает так, что личное посещение не имеет преимущества перед телефонным звонком. Помните, что многие сопутствующие вопросы можно узнать по телефону.

6) Учитесь читать быстро. Иногда много времени занимает чтение специальной литературы, различных документов, брошюр и т.д. Поэтому, наиболее эффективно будет, если вы освоите специальную технику быстрого чтения. Благо, что сейчас достаточно много курсов и книг, которые учат технике чтения. Помимо всего, руководителю желательно поручать сортировку корреспонденции отдельному лицу. Это сократит время на просмотр и выборки важных для вас бумаг.

7) Не забивайте свой рабочий стол различными бумагами. Как правило, по большинству бумаг можно принять решения сразу после прочтения. Но такое происходит только в 30% случаев. Наиболее важные документы чаще всего откладываются, чтобы позже в спокойной обстановке поработать над ними. Но как оказывается, времени на их решение в итоге не достаточно, и важное дело превращается в срочное. Таких случаев желательно не допускать.

8) Применяйте метод эффекта мелочей. Записывайте нужную информацию, не надейтесь на память. Перед поездкой - позвоните, и уточните всю необходимую информацию. Выезжайте туда, где собралось несколько важных для вас дел. Работайте во время поездок, ожиданий приемов, в очередях. Старайтесь группировать свои звонки. Всегда носите с собой ручку и записную книжку для важной информации. Не жалуйтесь на неудачи. Проанализируйте их и сделайте выводы.

Еще один важный момент. После решения важной задачи - отдохните. Не хватайтесь сразу за решение новой. Расслабьтесь, соберите все мысли. Насладитесь своим успехом. Это позволит накопить новую энергию для работы. Не думайте, что все ваши методы работы лучшее. Постоянно ищете способы улучшить распределение своего времени. Постоянно анализируйте свои действия, успехи и неудачи. Алан Лакейн, один из лучших в мире консультантов по методике рационального использования времени, на основе собственного опыта составил великолепный список, который содержит 61 способ экономии времени.

Создайте вашу индивидуальную систему управления временем и включите те приемы, которые наиболее эффективны для вас. Приемы описаны ниже. Успех придет тогда, когда вы будете использовать эту систему постоянно.

1. Не полагайтесь на память

Записывайте свои задачи и разгрузите мозг.

2. Составьте список приоритетов

Это поможет сконцентрироваться на главном и не позволит тратить время на пустяки и второстепенные задачи.

3. В конце каждой недели выделите время

На составление плана на будущую неделю. Это не потерянное время, оно сторицей окупится повышением вашей продуктивности.

4. Не надейтесь запомнить интересную мысль

Всегда имейте под рукой блокнот для записи ваших идей. Как вариант – носите диктофон.

5. Если требования другого человека не совпадают с вашими целями

Говорите «нет». Этому нужно научиться.

6. Перед тем как начать действовать – подумайте, но не слишком долго

Небольшое размышление убережет вас от необдуманных поступков и бесполезной траты времени.

7. Совершенствуйтесь!

Выделите время в своих планах на самосовершенствование.

8. Осознавайте то, что вы делаете

Вы должны понимать, на что тратите свое время. Ваши дела должны двигать вас к цели.

9. Эффективные приемы

Включите в вашу индивидуальную систему управления временем те приемы, которые наиболее эффективны для вас и используйте эту систему постоянно.

10. Оцените себя в плане наличия вредных привычек

Они отнимают ваше время. Составьте список таких привычек и по очереди избавляйтесь от них. Эффективнее всего получается замещение вредной привычки – полезной.

11. Не выполняйте за других их работу, чтобы казаться лучше

Так, вы потратите время, которое могли бы использовать для собственного продвижения.

12. Заведите журнал

Где вы сможете регистрировать ваши успехи на пути к намеченным целям. Регулярно заполняйте и изучайте этот журнал, чтобы убедиться, что вы движетесь в нужном направлении.

13. Не каждая задача может быть решена наилучшим способом

Не нужно становиться перфекционистом и, например, переписывать деловое письмо 20 раз, чтобы добиться стиля Льва Толстого.

14. Не перегружайте себя количеством задач

Если у вас есть неотложные дела и важные задачи, которые займут все ваше время, то второстепенные задачи можно отложить на более благоприятное время.

15. Не обманывайтесь эффективностью

Вы можете эффективно выполнять задачу, которая не является на данный момент приоритетной. В этом случае, нельзя сказать, что вы используете свое время эффективно.

Здравствуйте! В этой статье расскажем о рациональном использовании рабочего времени.

Сегодня вы узнаете:

1. Как планировать рабочее время и как грамотно его использовать;
2. Что понимается под термином «рациональное использование рабочего времени»;
3. Каких результатов можно достичь, если расставлять приоритеты правильно.

Согласно проведенным исследованиям, очень большая часть людей не умеет планировать свое рабочее время. Получается, что даже работая по жесткому графику, люди не успевают выполнять объем работы. В таких ситуациях помогает рациональное использование рабочего времени. О нем и будет сегодняшний разговор.

Рабочее время персонала и его эффективность

Рабочее время – это период, в течение которого сотрудники должны выполнять свои должностные обязанности на рабочем месте. Вопрос состоит в том, насколько эффективно используется рабочее время персонала,ведь зачастую получается так, что дела превращаются просто в бесконечную вереницу.

Факторы влияния на эффективное использование времени

На этот показатель влияет довольно много факторов:

• Режим рабочего времени;
• Организация труда;
• Работоспособность сотрудников;
• Планирование рабочего времени.

Что находится в приоритете

В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.

Методики реализации тайм-менеджмента

– это словосочетание, которое многим людям вообще ни о чем не говорит. Поэтому мы несколько упростим его и разъясним, что оно включает в себя организацию рабочего времени и повышение эффективности его использования.

Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:

• В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
• Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
• Растет уровень результативности каждого работника;
• Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.

Планирование времени работы.

Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.

Рассмотрим процесс планирования пошагово.

Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить.

Всю информацию вы все равно в голове не удержите, а вот что-то важное вполне можете забыть. Поэтому записывайте.

Постановка приоритетных задач.

Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.

Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:

• Срочные и важные;
• Срочные и неважные;
• Несрочные и важные;
• Несрочные и неважные.

Таким образом, все задачи каждый день будут перед глазами и вы будете видеть, что нужно сделать в первую очередь, а что можно перенести на пару часов, а может и дней.

Постановка целей.

Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.

В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?

1. Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
2. Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
3. Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.

Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.

Закон Парето.

Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата. При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных.

Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы

Большинство из них являются просто корнем зла в любой компании, начиная с крупных холдингов, и заканчивая маленькими фирмами. Поэтому уделим им особое внимание.

Стрессовое состояние.

Каждый человек хоть раз в жизни находился в состоянии, когда работа просто не идет на ум. Сосредоточиться в такие моменты сложно. Выпейте немного травяного чая и включайтесь в работу.

Состояние усталости.

Чтобы работа была продуктивной, высыпайтесь. Недосып плохо влияет на общее состояние организма.

Настоящий ужас для любого работодателя. Сотрудники постоянно в рабочее время проверяют свою страницу, читают посты, при этом на работе вообще не концентрируются. Поэтому руководству приходится прибегать к радикальным мерам: запрещать выход в интернет письменным распоряжением, а затем проверять журнал посещений каждого сотрудника. Хотя тоже помогает не всегда.

Сотовый телефон.

Если срочных звонков не ждете, просто выключите звук.

Режим многозадачности.

Когда сотрудник пытается выполнить много заданий в один момент, случается сбой и не получается ничего. Чтобы этого не происходило, организуйте рабочее время правильно.

Чувство скуки.

Один из самых опасных факторов. Если человеку скучно, то, естественно, что он будет искать способ отвлечься от работы. Стимулируйте у себя интерес к работе: например, если сдадите отчет раньше срока и получите премию, сможете сделать покупку, о которой давно мечтали.

Чувство голода.

Возможно, кому-то и покажется странным, но если вы голодны – работать нормально не получится. В голове только одна мысль: когда же я поем? Чтобы такого не случилось, делайте перекусы и следите за питанием в целом.

Как перестать отвлекаться

Чтобы работа была продуктивной и эффективной, нужно избавиться от привычки постоянно отвлекаться. Отвлекать могут коллеги, гаджеты, да и просто мысли. Как же стать властелином своего времени, обсудим далее.

Избавьтесь от поглотителей времени.

Постарайтесь не отвлекаться в рабочее время на дела личного характера и посторонние разговоры. Кроме того что ваше время тратится на просмотр очередного сайта или телефонный разговор с подружкой, вы также понесете временные затраты на то, чтобы включиться в процесс работы снова.

Безусловно, нужно делать перерывы в работе. Мы не роботы, отдых должен быть. Но для этого должно быть отведено конкретное время.

Еще один простой совет: оставьте домашние проблемы за порогом офиса. Это пойдет только во благо. Нужно разделять личные проблемы и рабочий процесс.

Не отвлекайтесь слишком часто на коллег.

Представьте: вы выполняете сложное задание или составляете объемный отчет, который нужно сдать в ближайшее время. И так боитесь не успеть, а тут еще и коллега задает ненужные вопросы. Они могут быть и в рамках работы, но катастрофически не вовремя.

Если приходится работать в шумной обстановке, все равно распределяйте работу так, чтобы не отвлекаться постоянно. Если точно знаете, что сосредоточиться не выйдет, попробуйте поменять на время кабинет. Мера эффективная, если взывать к разуму коллег, обсуждающих новый фильм, бесполезно.

Занимайтесь планированием.

Все дела, которые нужно сделать, фиксируйте. И время от времени просматривайте этот перечень. Можно установить напоминалку в телефоне, которая поможет не забыть что-то важное.

Распределяйте всю работу по времени суток. Утром и вечером выполняйте самые сложные задачи, а днем, когда вас могут отвлечь в любой момент, делайте те задачи, которые не требуют особенно серьезного внимания.

Отправкой корреспонденции или проверкой электронной почты занимайтесь в пакетном режиме.

Вместо того, чтобы каждый час на это отвлекаться, установите конкретное время для проверки содержимого электронного почтового ящика. А если нужно отправить несколько факсов, соберите их в течение дня и отправьте все разом.

В следующей части нашей статьи отдельно поговорим об организации рабочего времени руководителя.

Как руководителю рационально организовать рабочее время

Все ли вы успеваете сделать за рабочий день? Если нет, то вы представитель абсолютного большинства руководителей. Ряд аналитиков занимался изучением рабочего времени среднестатистического руководителя. Выводы были неутешительные: только 8% из 100 реализуют в течение дня все намеченные планы.

Причины этого следующие:

• Спешка;
• Отсутствие планирования времени;
• Неправильная организация труда;
• Слабый уровень мотивации.

Формула 60:40.

Если следовать ей, то та часть рабочего времени которую вы планируете, не должна превышать 60% от общего времени работы. Это период запланированной активности.

Оставшиеся 40% времени нужно разделить на 2 части, первая – это резервное время для незапланированной работы, оставшиеся 20% отводят для управленческой работы.

Таким образом, если планировать рабочее время правильно, можно значительно выиграть и во времени. А значит останется возможность заниматься самообразованием и плодотворной деятельностью.

Мотивация персонала

Важна для всех: руководитель вы или рядовой сотрудник. Когда ставятся цели на день, на неделю, на месяц, нужно понимать, каким будет результат. Мотивация – отличный инструмент для того чтобы повысить работоспособность и эффективность труда персонала. При этом можно использовать как мотивацию в материальном выражении, так и в нематериальном.

Пример. Руководство крупной нефтяной компании в РФ поставило перед собой цель: создать солидную деловую репутацию, при этом привлечь к этому процессу сотрудников. Была разработана система мотивации, которая подразумевала следующее: если в течение полугода все отделы компании выполняют поставленные перед ними задачи и при этом перевыполняют план, сотрудникам будут предложен бонусы на выбор материального или нематериального характера.

Как только систему внедрили, текучесть кадров снизилась на 20%, а лояльность сотрудников к руководству повысилась на 50%, став практически 100-процентной.

Заключение

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что методик, обучающих рациональному использованию и планированию рабочего времени, много. Мы рассказали о самых популярных.

Но какой бы метод или инструмент вы ни использовали, обязательно занимайтесь планированием, анализом и подведением итогов своей каждодневной деятельности. Это позволит выявить все недостатки и использовать рабочее время с максимальной эффективностью.

90% людей не умеют правильно использовать имеющееся время и планировать, что приводит к хаотичности во время рабочего процесса. Даже составив график или план, можно не успеть выполнить важнейшие задачи и получить негативный результат.

Эффективность рабочего процесса и высокий уровень продуктивности определяются грамотным использованием рабочего времени и планированием. В данной статье будут представлены действенные советы по правильной расстановке приоритетов, составлении графиков и использовании времени, а также их особенности и нюансы.

Многие исследования показали, что большая часть людей использует свое время нерационально. Даже составление жесткого графика не способствует стопроцентной результативности и повышению продуктивности. Планируя слишком много дел, зачастую можно не успеть вовсе ничего.

Рабочим временем называется период, на протяжении которого персонал должен выполнять свои обязанности на работе. Только эффективность во время выполнения каждой задачи определяет то, на сколько быстро и качественно можно закончить выполнение всех обязанностей.

Советы по рациональному планированию рабочего времени представлены в этом видео:

Факторы эффективности использования времени

Следует выделить наиболее важные факторы, а именно:

• Правильность режима рабочего времени;
• Процесс организации трудовой деятельности;
• Уровень работоспособности персонала;
• Умение планировать рабочее время.

Что должно быть приоритетом

Результат является важнейшим элементом в любой трудовой деятельности, так как он определяет достижение всех поставленных целей и задач. Именно выстраивание рабочего процесса поможет прийти к планируемому результату.

Существует несколько принципов рационального планирования, которые очень часто внедряются в рабочий процесс.

Способы, позволяющие реализовать тайм-менеджмент

Многие люди не понимают самого значения словосочетания тайм-менеджмент, поэтому следует упростить само объяснение данного понятия. – это процесс распоряжения временем с максимальной эффективностью его использования.

Следует выделить некоторые преимущества, которые может дать тайм-менеджмент:

• Формирование благоприятной и спокойной атмосферы в рабочем коллективе;
• Повышение показателя стрессоустойчивости персонала;
• Рост уровня результативности каждого сотрудника и повышение работоспособности в целом;
• Повышение уровня личной ответственности и самодисциплины.

Планирование рабочего периода

Данный процесс знаком каждому предпринимателю, но очень немногие нашли ему применение в реальной жизни. В итоге время уходит зря, а предприятие не развивается. Существует несколько простых советов, которые помогут избежать негативных результатов и не требуют больших усилий или затрат.

Сначала следует рассмотреть сам процесс поэтапно. Правильней всего будет уделить вечернее время составлению плана. Также необходимо провести анализ выполненных задач и заняться составлением графика со всеми важными обстоятельствами и ключевыми моментами.

Некоторые предпочитают использовать блокноты для планирования дел, другим же удобнее пользоваться современными приложениями, доступными на гаджетах. Самое главное – это умение четко видеть выполненные и невыполненные задачи.

Очень трудно хранить весь запас информации по этой теме в голове, так как вероятность упустить что-то важное крайне высока. Лучше всего делать записи или какие-то заметки.

Определение приоритетных заданий

Этот этап подразумевает выполнение главного и самого сложного в первую очередь. Для большей понятности необходимо начертить квадрат на бумажном листе А4, а затем поделить его на четыре равные части.

После этого нужно сопоставить каждый квадрат с одним из представленных ниже пунктов:

• Срочно и важно;
• Срочно и неважно;
• Несрочно и важно;
• Несрочно и неважно.

Это позволит помнить обо всех задачах весь день, а также определяться, что следует начать делать в первую очередь. Очень важно оставить листок на видном месте и часто им пользоваться, это поможет определить, какие дела можно выполнить через несколько часов или дней.

Постановка цели и задач

Успешные предприниматели знают, что постановка цели является обязательным условием ее дальнейшего достижения, но на практике это очень часто забывается. Нужно как можно чаще объяснять своим сотрудникам, какие задачи стоят перед организацией, почему каждому человеку важно прилагать усилия для достижения успеха.

Если не использовать представленный выше совет, люди будут выполнять задачи, которые никому не принесут пользы, трудится при этом особенно не нужно. Скорее всего они просто не понимают, почему так важно выполнять поручаемые задания.

Для того, чтобы исправить ситуацию, необходимо воспользоваться следующими советами:

1. Необходимо четко сформулировать, все цели и задачи, стоящие перед организацией и важность их достижения;
2. Следует объяснить работникам, насколько полезна вся их деятельность и выполнение конкретных задач, почему это поможет достигнуть общей цели. Нужно рассказать людям о пользе результата их труда для всей компании.
3. Очень важно фиксировать все цели, которые уже можно считать достигнутыми и учитывать результаты каждого работника индивидуально.

Закон Парето или принцип 80 на 20

Существует всемирно известный закон, созданный итальянским экономистом Вильфредо Парето. Смысл принципа заключается в особенных делах, на которых можно потратить 20% усилий, но получить при этом 80% результата.

Это позволяет рационально оценить важность всех задач и устранить все лишнее, сосредоточившись на самом значимом.

Для большей понятности необходимо попробовать дать ответ на представленные ниже вопросы:

• Что является 20 процентами вещей, имеющими для вас наибольшую значимость (80% и выше)?
• Что именно занимает 20% вашего времени, и дает 80% результата?
• Кто из ваших знакомых приносит вам больше всего пользы?
• Какие 20 процентов вещей вы надеваете в 80% случаев?
• Какая еда составляет 20% вашего рациона, которую именно вы употребляете в 80% случаев?

Данный принцип поможет не только улучшить трудовую деятельность, но и повысить качество жизни, полностью контролируя ее. Нужно взять на себя полную ответственность и заняться улучшением проблемных сфер жизни.

Факторы, которые отвлекают от основной работы

Существует огромное количество отвлекающих факторов, которые не приносят нам совершенно никакой пользы. Такие моменты могут стать проблемами как в мелких фирмах, так и в крупных холдингах. Нужно разобрать каждый из них подробней.

• Состояние стресса.

Многие люди часто сталкиваются с необъяснимым состоянием беспокойства, когда трудно сосредоточиться на каком-то определенном деле, а на ум приходят только негативные мысли.

В этот момент нужно ненадолго отвлечься, проанализировать причину волнения, поискать пути ее решения и выпить стакан травяного чая.

Вы узнаете, какие существуют эффективные методы управления конфликтами и стрессами на предприятии.

• Хроническая усталость.

Уставший человек никогда не будет демонстрировать высокий уровень продуктивности, поэтому нужно уделять достаточное количество времени сну и отдыху. Это поможет отойти внутренним раздражителям на второй план.

• Социальные сети.

Каждый работодатель всячески пытается остановить прокрастинацию своих сотрудников, а соцсети – это самый распространенный ее подвид. Многие работники тратят массу времени на переписку с друзьями, проверку почты, чтение постов в рабочее время.

Это все вынуждает начальников создавать запреты на выход в интернет и постоянно контролировать историю посещений каждого сотрудника.

• Мобильный телефон.

Исключением являются только срочные звонки, в остальных случаях следует ставить телефон на беззвучный режим.

• Режим многозадачности.

Если работники будут пытаться выполнять сразу большое количество задач, то не смогут качественно доделать ни одну из них, большинство заданий вовсе будут незаконченными.

• Скука.

Обыкновенное чувство скуки вынуждает работников постоянно отвлекаться от дел и откладывать самые трудные задачи на потом. Чтобы избавиться от этого чувства, необходимо создавать интерес к выполнению заданий, стимулировать его. В этом помогут премии и денежные вознаграждения.

• Голод.

Голод также является внутренним раздражителем, который не позволит концентрироваться на выполнении задания на все 100%. Необходимо продумывать свой рацион заранее, брать перекусы, которые помогут быстро утолить голод.

• Привычка отвлекаться.

Постоянное отвлечение от работы значительно снизит эффективность труда, поэтому нужно устранять такие отвлекающие факторы, как, например, телефон и другие гаджеты, коллеги, собственные мысли.

• Избавление от поглотителей времени.

Нужно приложить усилия, чтобы минимизировать общее количество дел личного характера и разговоров на работе. Сам процесс включения в работу тоже требует затрат, поэтому каждое отвлечение делает этот процесс все сложнее.

Необходимо делать короткие перерывы исключительно для отдыха и питания, но только в установленное время. В офисе следует забыть о домашних проблемах и заботах, это окажет только положительный эффект.

Существует несколько самых действенных правил для избавления от прокрастинации в офисе:

• Не отвлекаться на пустые разговоры с коллегами.

Выполнение объемного отчета или сложного поручения обычно требует больших временных затрат. Нужно уложиться в предоставленное время, но разговоры только отнимут часы спокойной и эффективной работы.

Шумная обстановка в коллективе также может очень сильно мешать, поэтому нужно учиться абстрагироваться от всех. Если это проблематично, то стоит попробовать обсудить с начальником вопрос о смене кабинета.

• Заниматься планированием.

Нужно научиться фиксированию абсолютно всех дел, а также приучать себя к просматриванию этого перечня. Если вы сами забываете об этом, то следует устанавливать напоминания на телефон.

Стоит учитывать время суток во время распределения дел. Утро и вечер – это идеальное время для выполнения самых трудных задач, для которых нужно внимание и концентрация.

• Отправлять корреспонденцию или проверять электронную почту нужно в пакетном режиме.

Не нужно уделять таким занятиям каждые пол часа, лучше всего подействует установка конкретного времени для осуществления проверки новых писем на электронной почте. То же правило действует и для отправки файлов, так как разумнее будет накопить их за какое-то время и отправить все в одно время.

Рациональная организация рабочего времени для руководителя

Будучи руководителем, нужно сначала ответить на вопрос о том, успеваете ли вы выполнить все дела за один день. Множество аналитиков уделяют внимание вопросу рабочего времени управляющего. Итоги показали, что всего лишь 8 процентов из 100 могут выполнить за день все установленные задачи.

Такой исход вызван рядом причин, которые утверждают, что руководители обычно:

• Спешат;
• Вовсе не планируют собственное время;
• Организуют труд неправильно;
• Не замотивированы должным образом.

Вы прочтете, как стать успешным и эффективным руководителем компании.

Формула 60 на 40

Этот принцип утверждает, что часть времени на работе, на которую приходится большинство планов, не может превышать 60 процентов всего рабочего времени. Это и является периодом запланированной активной деятельности.

Те 40 процентов, что остаются, следует использовать для двух групп занятий:

1. Незапланированные задания и дела.
2. Управленческая деятельность.

Правильное планирование трудовой деятельность поможет выиграть дополнительное время для самообразования, улучшения навыков, развития и плодотворной деятельности.

Мотивирование подчиненных

Каждому сотруднику нужна определенная мотивация вне зависимости от его должности. Она помогает значительно повысить уровень работоспособности и качество труда подчиненных. Мотивацией может стать как материальное вознаграждение и бонусы, так и поощрение сотрудников без вложений средств.

Для большей понятности необходимо рассмотреть следующий пример:

Целью руководства масштабной организации РФ стало создание солидной деловой репутации и привлечение к этому всего персонала. Это нужно было осуществить, используя специальную систему мотивации.

Ее смысл заключался в предоставлении материальных и нематериальных бонусов всему персоналу при условии, что все люди выполнят все порученные задания за полгода. Что такое и как его правильно организовать вы можете прочесть по ссылке.

После внедрения системы, работоспособность всех подчиненных повысилась на 30%, сотрудники стали более ответственно подходить ко всем задачам, повысив свой уровень лояльности по отношению к руководителям.

Заключение

Существует огромное количество разнообразных методов для грамотного использования времени, однако в данной статье были разобраны самые популярные из них.

Важнее всего выбрать для себя наиболее комфортный способ и придерживаться его на протяжении минимум двух недель для выработки полезной привычки.

Нужно ежедневно подводить итоги выполненных дел, чтобы устранить все имеющиеся недостатки в трудовом процессе.

Как все успеть? Советы по организации рабочего времени рассмотрены в этом видео: